RFQ request for quotation guide complet

📄 RFQ – Request For Quotation [GUIDE COMPLET]

La « Request For Quotation » est comme son nom l’indique, l’action de demander une offre de prix Ă  un ou plusieurs fournisseurs. Pour vous expliquer comment construire une RFQ nous avons fait appel Ă  un organisme de formation achats et supply chain, spĂ©cialiste des processus achats et plus particuliĂšrement de l’appel d’offre ou RFQ (Request For Quotation). C’est l’organisme de formation idĂ©al si vous souhaitez vous former aux achats ou si vous cherchez une formation d’acheteur, en INTER ou en INTRA.

LA PRÉPARATION D'UNE RFQ

C’est une Ă©tape essentielle qui couvre toutes les Ă©tapes avant d’envoyer votre demande de prix. PrĂ©voyez d’y consacrer au moins 50% du temps.

 

Pourquoi faire une RFQ ?

Vous avez identifié dans votre entreprise ou sur votre marché un besoin, il vous faut donc y répondre avec les produits appropriés. Comme souvent, plusieurs fournisseurs peuvent vous proposer une solution, mais toutes les solutions ne sont pas identiques. Consulter plusieurs fournisseurs vous permettra de comparer plusieurs réponses et de choisir la mieux adaptée pour votre entreprise.

Vous pouvez aussi lancer une RFQ afin de sĂ©curiser vos approvisionnements (si vous n’avez qu’un seul fournisseur pour une gamme de produits, si celui arrĂȘte de vous livrer vous ne pourrez plus livrer vos clients) : il convient donc de trouver un autre fournisseur.

Une RFQ peut aussi ĂȘtre utilisĂ©e si vous souhaitez rĂ©duire vos coĂ»ts en cherchant un autre fournisseur, moins cher, pour une gamme de produits.

En fonction donc de l’objectif de votre RFQ, vous devrez dĂ©finir une liste de participants adaptĂ©s. Il peut d’agir de fournisseurs avec qui vous travaillez dĂ©jĂ , ou de nouveaux fournisseurs que vous venez d’identifier.

Info DocShipper : Vous avez la possibilité d'appliquer votre RFQ notamment sure des plateformes d'achat en ligne. Vous pouvez jeter un oeil sur nos guides dédiés pour plus d'informations:

Combien de fournisseurs consulter ?

C’est une excellente question, Ă  laquelle il n’y a pas de rĂ©ponse unique. Tout dĂ©pendra de votre objectif et de votre situation. Si vous souhaitez analyser le niveau de prix marchĂ©, vous devrez consulter beaucoup de fournisseurs. En revanche si vos exigences fournisseurs sont Ă©levĂ©es, vous aurez sĂ©lectionnĂ© en amont une liste rĂ©duite de prestataires capables de rĂ©pondre Ă  votre besoin et il y aura moins de fournisseurs Ă  consulter. La phase de RFQ intervient aprĂšs la recherche de fournisseurs ou Sourcing car une des clĂ©s du succĂšs de votre appel d’offre sera d’avoir identifiĂ© les bons prestataires en amont. Pour quelques conseils sur le sujet : https://formation-achats.fr/processus-achats/sourcing-achats/

IdĂ©alement, consultez plus de 3 fournisseurs (en dessous, si l’un des fournisseurs ne vous soumet pas de rĂ©ponse, vous aurez du mal Ă  prendre une dĂ©cision et Ă  mettre les fournisseurs en concurrence). En revanche, au-delĂ  de 10 fournisseurs les temps de relance, d’échanges, de question/rĂ©ponse,
 avec les fournisseurs pourraient ĂȘtre considĂ©rablement chronophages. Si vous deviez consulter plus de 6 fournisseurs, envisagez d’utiliser des outils digitaux comme l’e-sourcing. Au-delĂ  de 10 fournisseurs en RFQ, l’E-sourcing devient indispensable.

 

Que faut il envoyer pour une RFQ ?

Votre Request For Quotation doit clairement dĂ©finir votre besoin et vos attentes. Pour cela vous devez transmettre aux fournisseurs identifiĂ©s un ensemble d’informations que nous rĂ©sumons dans les paragraphes suivants :

Le cahier des charges : c’est la description technique de votre besoin. Nous pourrions y consacrer un article entier alors pour en savoir plus : https://formation-achats.fr/processus-achats/cahier-des-charges-et-identification-des-besoins/.

Le contrat de confidentialitĂ© ou NDA (Non Disclosure Agreement) peut ĂȘtre signĂ© avant la phase de RFQ si vous jugez que les informations Ă  envoyer au fournisseur sont confidentielles. Cela peut aussi ĂȘtre pertinent si vous ne connaissez pas encore le fournisseur avec lequel vous travaillez.

La prĂ©sentation de votre entreprise : il se peut que le fournisseur identifiĂ© ne vous connaisse pas encore. PrĂ©sentez votre entreprise en quelques lignes mais surtout expliquez le projet, le contexte, l’objectif que vous vous fixez. Au plus vous partagerez avec votre fournisseur au plus il sera en mesure de faire une rĂ©ponse adaptĂ©e.

Vos attentes : c’est Ă  vous de fixer les conditions de la transaction commerciale si vous en avez. N’hĂ©sitez pas Ă  clarifier vos contraintes dĂšs la phase de consultation, qu’elles soient d’ordre logistique (vous ne voulez pas gĂ©rer le transport principal), ou des attentes qualitĂ© fortes. Il serait inutile d’échanger avec un fournisseur qui ne serait pas capable de rĂ©pondre Ă  ces attentes.

Si vous disposez d’un contrat qualitĂ© ou logistique, vous pouvez dĂ©jĂ  le soumettre Ă  votre fournisseur.

Explicitez aussi quels seront vos critĂšres de sĂ©lection : quel est l’entreprise idĂ©ale avec lequel vous avez envie de travailler. Cela aidera vos fournisseurs Ă  vous faire une offre adaptĂ©e. Vous pouvez mentionner le prix bien sĂ»r, mais aussi les dĂ©lais de livraison, la rĂ©activitĂ©, la garantie, les dĂ©lais de paiement, un incoterm privilĂ©giĂ©,


Vos Conditions GĂ©nĂ©rales d’Achats : ou CGA. Si vous voulez qu’elles prĂ©valent sur les Conditions GĂ©nĂ©rales de Vente du vendeur (CGV) elles doivent ĂȘtre signĂ©es par le fournisseur AVANT la consultation. Pour plus de dĂ©tail nous vous invitons Ă  lire notre article sur les CGA (Conditions General d'Achat)

Un format de dĂ©composition de prix : chaque fournisseur vous enverra son offre sous son format propre et cela pourrait vous prendre beaucoup de temps de comparer chaque offre ligne Ă  ligne. Je vous conseille donc de figer le format de rĂ©ponse, par exemple en imposant au fournisseur de vous rĂ©pondre selon un format que vous aurez dĂ©fini. IdĂ©alement dans un tableau excel, le mĂȘme pour tous les fournisseurs, incluant tous vos critĂšres : prix, cout du transport, garantie, dĂ©lai de livraison,
 Cela facilitera grandement la phase de comparaison des offres.

RFQ devis fournisseurs chine

ENVOYER LA RFQ

Tous les documents que vous aurez prĂ©parĂ©s au prĂ©alable peuvent ĂȘtre joint (au format pdf) Ă  un email que vous adresserez Ă  vos fournisseurs.

Pour l’égalitĂ© de traitement des fournisseurs partagez le mĂȘme niveau d’information avec tous. Cela veut dire que si un fournisseur vous pose une question technique, apportez la rĂ©ponse Ă  tous les autres fournisseurs sous forme d’une mise Ă  jour de la RFQ.

PrĂ©fĂ©rez un envoi individuel personnalisĂ© (plutĂŽt qu’un seul email avec tous vos fournisseurs en copie cachĂ©e). Évitez aussi de dire aux fournisseurs quelles sont les autres entreprises que vous avez consultĂ©es.

Dans votre email vous pourrez rappeler briÚvement qui est votre entreprise, le contexte de cette consultation et les délais attendus de réponse. Attention à ne pas donner des temps de réponse trop courts, qui ne permettraient pas au fournisseur de consacrer suffisamment de temps à votre réponse. En fonction de la technicité du produit ou service ce délai peut aller de quelques semaines à quelques mois.

Inscrivez les coordonnĂ©es des personnes responsables (ca peut ĂȘtre une personne pour les achats, une autre pour la R&D, la qualitĂ© ou la logistique). Cela vous Ă©vitera de jouer le rĂŽle de boĂźte aux lettres si les fournisseurs avaient des questions techniques Ă  poser.

AprĂšs l’avoir envoyĂ©e, pensez Ă  appeler chaque fournisseur pour vous assurer qu’ils ont reçu votre consultation, et qu’ils ont le temps et l’envie d’y rĂ©pondre dans les dĂ©lais fixĂ©s. C’est aussi l’occasion d’avoir un premier Ă©change autour de la RFQ, c’est une marque d’intĂ©rĂȘt du fournisseur et cela amĂšne gĂ©nĂ©ralement des premiĂšres questions.

Si vous avez plusieurs produits en consultation, et ce chez plusieurs fournisseurs, il est prĂ©fĂ©rable de suivre vos consultations dans un fichier Excel. Vous pourrez ainsi avoir une vision d'ensemble des RFQ en cours et cela facilitera vos relances. Vous pouvez Ă©galement inclure un numĂ©ro de RFQ (Ă  rappeler dans l’objet de l’email et toutes les futures correspondances).

 

LE SUIVI FOURNISSEURS

Comment faire pour ĂȘtre sĂ»re que votre dossier sera traitĂ© par le fournisseur auquel vous l’avez envoyé ? En effet, n’oubliez pas que le commercial avec qui vous parlez a certainement d’autres dossiers en cours, tous aussi importants et urgents Ă  traiter. Pour Ă©viter d’essuyer un retard de rĂ©ponse je vous conseille de rappeler chaque fournisseur avant la date de clĂŽture de la RFQ pour leur rappeler cette date butoir.

Rappelez-vous que si le nombre de fournisseurs qui rĂ©pondent Ă  votre RFQ n’est pas suffisant, vous aurez plus de difficultĂ© pour choisir un fournisseur et Ă  nĂ©gocier.

RFQ comparer devis

COMPARER LES OFFRES DE PRIX

La suite de cette phase de RFQ c’est l’analyse des offres, qui est souvent une Ă©tape difficile. L’objectif d’une RFQ est donc de prĂ©parer au mieux cette phase en ayant fait un bon sourcing et en ayant clarifiĂ© clairement vos attentes. Il s’agit dĂ©sormais de faire le tri parmi toutes les propositions technico Ă©conomiques reçues et de sĂ©lectionner les 2 ou 3 meilleurs fournisseurs avec qui entamer une phase de nĂ©gociation.

Pour cela je vous conseille d’éviter la subjectivitĂ© dans l’analyse des offres. MĂȘme si la mise en page d’un fournisseur n’est pas claire, creusez pour comprendre les causes. Il peut s’agir simplement d’une diffĂ©rence culturelle et il serait dommage d’éliminer ce fournisseur.

  • VĂ©rifiez avant de comparer d’avoir reçu une rĂ©ponse complĂšte du fournisseur sur TOUS vos critĂšres,
  • Comparez les offres en coĂ»t complet, autrement appelĂ© TCO
  • Enfin si le choix est trop compliquĂ© Ă  faire, vous pouvez vous aider d’une grille de critĂšres pondĂ©rĂ©s.

 

FORMEZ-VOUS AUX ACHATS

Les informations de cet article vous permettent d’y voir plus clair ? Si vous souhaitez vous former aux achats de maniĂšre gĂ©nĂ©rale ou au processus achats plus particuliĂšrement (recherche de fournisseurs, consultation, nĂ©gociation,
) : FCA est l’Organisme de Formation spĂ©cialiste des thĂ©matiques achats ou supply chain.

Conseil DocShipper : Nous vous aidons sur l'ensemble de la procédure d'approvisionnement alors n'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !

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