Étape 1 : Echantillon parfait
Avoir un premier échantillon “parfait”
La plupart des importateurs le savent, il est important d’avoir d’abord un échantillon afin d’approuver le lancement de la production. Plus particulièrement il est important d’avoir un échantillon qui remplit parfaitement les conditions que vous avez données. Il vous sera utile, car lorsque cet échantillon est validé, il sera le modèle pour votre production.
Pour les vêtements, textiles etc., l’échantillon parfait sera généralement créé avec les couleurs, les tissus exactes qui seront disponibles.
Quant à un produit électronique conçu à partir de zéro, ce sera généralement un prototype avec toutes les pièces qui vont et qui s’assemblent bien ensemble. Si possible, le prototype sera fait avec la customisation demandée par l’importateur.
Confirmer la production grâce à celui ci
Il est donc important d’avoir cet échantillon car il sera un modèle, lorsque vous êtes satisfait de celui-ci vous pouvez donc lancer la production. Assurez-vous que votre fabricant possède donc cet échantillon “parfait” afin d’avoir une idée de ce que vous voulez vraiment. Certain importateur ne demande pas d’échantillon et ne partage leur exigence que par écrit. Mais sachez qu’un manque de communication entraîne parfois des malentendus et donc des défauts, grâce à cet échantillon ceci peut être évité.
Étape 2 : La fiche technique et la nomenclature
Un outil important pour apporter des précisions
Une fiche contenant toutes les spécificités du produit est aussi importante.
A quoi sert-elle ? Elle sert à informer le producteur sur les défauts que vous pouvez accepter. Par exemple, si la taille de votre produit doit impérativement faire 50 centimètres mais que celui-ci mesure 48 centimètres, allez-vous l’accepter ? C’est ce que la fiche technique permet d’informer au fournisseur. Si vous devez impérativement respecter une spécificité ou au contraire qu’un petit défaut est acceptable à une certaine mesure alors tout peut être communiqué et indiqué dans cette fiche.
Que peut contenir une fiche technique ?
Tout d’abord une fiche technique doit apporter des précisions, donc elle peut contenir un grand nombre d’informations. Le plus important est d’être le plus précis possible et d’être clair, afin de d’informer clairement au producteur ce que l’on accepte ou pas.
Par exemple pour la couleur d’un produit, l’importateur peut informer que si la couleur est plus claire ou plus foncée de deux tons alors la marchandise est acceptable, mais si la couleur l’est beaucoup plus que la limite indiquée alors la marchandise n’est pas convenable.
La fiche technique peut contenir par exemple des indications sur la forme, la couleur, le type de tissus, les dimensions, les tailles, le poids, la matière etc... Mais il peut aussi très bien contenir des dessins, ou l’emballage.
Pensez aussi aux défauts les plus susceptibles d’apparaître et signalez-les.
Voici donc quelques suggestions à appliquer dans ce document :
-Pensez à votre contrôle qualité lorsque vous le rédigez, cela vous permettra de penser aux tolérances, aux défauts potentiels.
-Si vous ne faites pas entièrement confiance au vendeur, passez par un traducteur qui vous traduira votre fiche technique.
-Demandez à un directeur d’usine de l’adapter si nécessaire.
-Demandez au fournisseur de le dater et de le tamponner s'il accepte votre demande.
Soyez donc un maximum précis afin de faire comprendre au mieux ce que vous voulez ou pas.
En ce qui concerne les défauts voyant, la plupart des entreprises divisent leurs produits en plusieurs zones, la zone A,B et C.
En général, les défauts les plus imperceptibles seront de préférences acceptées sur la zone A. Quant aux défauts les plus visibles, ils seront plus tolérés sur la zone C.
Une fois que vous avez tout documenté et renseigné sur votre fiche, cela peut servir de contrat d’achat.
En ce qui concerne la nomenclature elle est importante puisque certains fournisseurs ne sont pas clairs au sujet des pièces utilisées pour fabriquer le produit. Dans ce cas, avec la fiche technique vous serez donc capable d’informer exactement ce que vous voulez comme pièces, matériaux etc...
