Processus de la gestion des fournisseurs
Les grandes organisations internationales doivent gérer des centaines de relations avec des fournisseurs pour être efficaces. Ces relations sont de plus en plus scrutées par les régulateurs, les conseils d'administration, ainsi que par les auditeurs internes et externes. En raison de la dépendance croissante aux fournisseurs, les entreprises rencontrent souvent des difficultés pour surveiller et gérer ces relations efficacement. Pour remédier à cela, elles doivent suivre des étapes précises pour identifier, valider et mettre en œuvre toutes les exigences. Il est crucial que ces étapes soient respectées afin d'établir un plan complet et d'optimiser le processus de gestion des fournisseurs.
Le développement de la vision stratégique
Pour développer efficacement une entreprise, il est important d'adopter une vision stratégique de la gestion des fournisseurs. Cette approche détermine l'organisation, les capacités et l'étendue des activités de gestion des fournisseurs. La formulation de cette vision doit inclure la contribution de toutes les parties prenantes clés, telles que les unités commerciales, le département des finances, ainsi que les services juridiques et réglementaires.
La conception et la documentation
La conception et la documentation permettent de mettre en valeur la vision stratégique. Chaque composant est consigné afin de simplifier la validation, le déploiement et la mise en œuvre continue de la structure.
La validation et la mise en œuvre
Les parties prenantes essentielles doivent pouvoir valider et examiner la structure afin de s'assurer que leurs besoins spécifiques sont pris en compte. Cette validation facilitera le développement et la mise en œuvre de la structure, tout en améliorant la compréhension de la gestion des fournisseurs.
Le reporting et l’amélioration continue
La mise en œuvre d'une nouvelle structure de gestion des fournisseurs implique souvent des modifications à l'échelle de l'entreprise pour intégrer les nouveaux processus de gouvernance, les rôles opérationnels et les responsabilités. Les activités supplémentaires peuvent inclure des ajustements dans la gestion et la communication, la réorganisation des processus, la production de rapports de progrès, ainsi que la définition et la sélection des exigences du système.
La sélection des fournisseurs
À cette étape, la stratégie de gestion des fournisseurs doit être mise en œuvre. Cette stratégie repose sur les relations avec les fournisseurs, les produits et services fournis, ainsi que sur les métriques de performance passées. Les critères d'évaluation et les indicateurs de performance (KPI) sont également définis à ce stade. De plus, les fournisseurs doivent être évalués en fonction des termes et conditions convenus dans le contrat en vigueur.
La prestation de services
Durant cette étape, le fournisseur sélectionné délivre des services qui doivent être contrôlés et gérés. En s'appuyant sur la stratégie définie et les critères d'évaluation, des indicateurs de performance doivent être recueillis à partir de diverses sources. Toutes les données collectées doivent être mesurées et présentées de manière appropriée afin d'être partagées avec les deux parties.
L’adaptation des services
Cette étape permet d'optimiser les relations existantes avec le fournisseur. Les KPI définis précédemment servent à identifier les domaines nécessitant des modifications, des optimisations ou des améliorations.
L’examen des contrats
Durant cette étape, des réunions sont organisées avec les fournisseurs selon la stratégie définie précédemment. Ces réunions de révision doivent se tenir régulièrement, que ce soit mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement, en fonction de la stratégie et des attentes des clients. L'ordre du jour des réunions comprend les éléments suivants :
- Analyse de la performance par rapport aux différents indicateurs
- Suivi des points d'action des réunions précédentes
- Identification des domaines à améliorer.
