6 bonnes pratiques pour une gestion parfaite de vos achats

L’importance de la gestion des approvisionnements

Afin de mettre en évidence les intérêts qui découlent de la gestion des approvisionnements, il est nécessaire de rappeler sa définition exacte et ses 3 objectifs. 

Rappel sur la gestion des approvisionnements

Il est important de se souvenir que la gestion des approvisionnements ne comprend pas seulement la gestion des achats. L’approvisionnement est un processus complexe qui comprend la recherche de fournisseurs, le contrôle de la conformité des produits et des normes, la négociation du contrat, le paiement des fournisseurs, la logistique et la gestion des stocks. 

Les 3 buts de l’approvisionnement 

Parmi tout ce que comprend le processus d’approvisionnement, on peut faire ressortir 3 buts principaux qui sont importants d’avoir en tête. 

Le premier étant la sélection des fournisseurs qui se déroule en plusieurs étapes : 

• L’identification des besoins de l’entreprise.
• La recherche de fournisseurs.
• Les négociations avec les fournisseurs. 
• La sélection du meilleur choix en fonction de vos besoins et de votre budget. 
• La signature du contrat. 

En second lieu, une gestion des approvisionnements réussite permet, non seulement, de minimiser ses coûts et de maximiser ses profits, mais aussi de garantir une gestion des fonds de roulement efficace et une gestion des stocks optimale. 

Finalement, une gestion des approvisionnements efficace permet de mettre en lumière les dangers possibles qui découlent des fournisseurs immédiatement et donc éviter les conséquences qui en découlent. Pour bien comprendre cet enjeu, ces dangers peuvent par exemple être des défauts d’approvisionnements, des défauts de paiements, voire des liquidations. Ils auraient ainsi des répercussions très lourdes sur votre entreprise. 

Ainsi, en ayant une gestion des approvisionnements efficace, vous pouvez assurer la vente de produits de qualité tout en minimisant vos coûts et les risques que vous pourriez rencontrer lors de ce processus. 

Les missions du service approvisionnement 

Le service approvisionnement remplit différentes missions : 

• La planification qui permet d’avoir un aperçu des résultats qui découleront de l’approvisionnement. 
• Le contrôle et l’évaluation continue des coûts.
• La mise en place d’un programme des taches liées à l’approvisionnement. 
• Le sourcing fournisseurs. 
• Les négociations avec les fournisseurs. 
• Les paiements aux fournisseurs.

Déroulement typique d’un processus de sourcing

Même si c’est généralement le département financier qui s’occupe du suivi des indicateurs clés de performances. Afin d’être effectifs, ils doivent être en adéquation avec les indicateurs de performances de l’entreprise. 

Les principaux indicateurs à surveiller 

• Le prix moyen de la commande.
• Le temps d’exécution moyen.
• La longueur du processus d’approvisionnement.
• La conformité des commandes. 
• Le pourcentage de défaillance des fournisseurs. 
• Le niveau de conformité. 
• Le rendement. (ROI)
• Le taux d’acheminement en urgence. 
• La tarification de performance linéaire (LPP).

Étudier les tendances d’achats 

Pour savoir quoi commander et à quel moment, il est primordial d’étudier en profondeur les tendances d’achats. 

Le meilleur moyen est d’étudier les inventaires de l’année passée et de les mettre en parallèle avec les prévisions de ventes de l’année qui suit, pour ainsi mettre en évidence le bon équilibre qui en résulte. Par exemple, lorsque des produits sont davantage vendus lors d’une période de l’année précise, il faut prévoir quels seront les périodes de fortes ventes et de creux pour s’organiser en fonction de celles-ci. 

De plus, étudier les tendances d’achats permet de déterminer à quelle période de l’année le prix de certains produits sont les plus bas et ainsi en profiter pour en acheter en plus grande quantité lors de cette période. 

Afin de réaliser une analyse des tendances efficaces, le mieux est de réaliser : 

• Des sondages sur la satisfaction client.
• Des études de marché.
• Des relevés d’achats.
• Des relevés de vente.

Évaluer les réapprovisionnements 

L’analyse en détail des réapprovisionnements permet de gérer vos achats de manière beaucoup plus efficiente et de déterminer quels fournisseurs ont le plus de potentiel. De plus, cela vous permettra également d’améliorer votre trésorerie, d’éviter les périodes creuses et de gagner en pouvoir de négociation face à vos fournisseurs. 

Afin de réaliser cette évaluation détaillée, il vous faudra : 

• Pour chaque fournisseur, analyser son échéance moyenne d’approvisionnement. 
• Étudier la quantité de commandes mensuelles. 
• Analyser la quantité moyenne des stocks lors de périodes précises. 

Souvenez-vous de la Loi de Pareto, 20 % de vos produits engendrent 80 % de vos bénéfices. Déterminer donc quels sont vos produits phares et agissez en conséquence en les mettant en avant. C’est comme ça que vous multiplieriez vos bénéfices de manière efficace. 

Évaluer les niveaux de stock et le nombre de ventes 

Évaluer les niveaux de stocks et le nombre de ventes va vous permettre de maximiser votre processus d’approvisionnement. En effet, vous seriez alors capable de trouver le bon équilibre à mettre en place pour vos stocks en prenant en compte le prix considérable du stockage et l’anticipation des ruptures de stock.

Cette évaluation des stocks vous permettra aussi d’anticiper le nombre de produits qu’il est nécessaire d’acheter sans surcharger votre espace de stockage, mais tout en ayant suffisamment de produits pour satisfaire la demande.

Une dernière chose importe à prendre en compte concernant les stocks, c'est la gestion du roulement de ceux-ci. Pour les gérer de manière efficace, calculez le taux de roulement de vos stocks en divisant le prix des produits par la valeur moyenne des stocks.

Moderniser la comptabilité en dématérialisant les factures fournisseurs 

Afin de gagner du temps et de l’argent, modernisé votre comptabilité. La meilleure façon d’optimiser votre comptabilité est de dématérialiser vos factures fournisseurs. En effet, ce document occupe une place centrale dans votre comptabilité, il a une fonction de justificatif commercial et comptable, mais également une fonction de preuve d’achat. 

Procéder à cette dématérialisation va vous permettre de : 

• Économiser de l’argent : plus besoin d’acheter du papier, des imprimantes, de l’encre.   
• Rendre plus efficace votre contrôle du processus d’approvisionnement. 
• Faciliter l’accès aux documents pour l’ensemble des employés.
• Élaborer vos factures beaucoup plus rapidement.
• Perfectionner votre processus d’approvisionnement.

Utiliser un logiciel de gestion des achats  

Toujours sur le thème de la modernisation, se servir d’un logiciel de gestion des achats ou d’une solution cloud, permet de faciliter les paiements. Disposer d’un cloud permet notamment d’avoir un accès immédiat aux informations, ce qui facilite grandement l’organisation des achats, le contrôle des normes et le partage d’informations entre employés. 

Les autres avantages sont : 

• La facilitation de la coopération avec les employés et les acteurs externes. 
• La simplification du processus de prise de décision commune. 
• La maximisation du contrôle des résultats des fournisseurs.  
• L’optimisation simple de la gestion des achats.
• L’automatisation du processus d’achats et de la comptabilité.

Conclusion

Pour récapituler, nous allons finir avec des conseils génériques pour assurer une gestion optimale de vos achats. Commencez par utiliser une plateforme qui offre un système de contrôle intégré des stocks. Cela permet de garder un œil sur la quantité et la qualité des produits achetés, et de s'assurer que les livraisons soient effectuées à temps. Ensuite, assurez-vous de bien documenter chaque achat, en notant ses détails tels que le prix, la quantité achetée et la date. Cela fournit une trace des achats et permet aux entreprises de suivre leurs factures et leurs paiements. Une fois que toutes ces informations sont documentées, il est possible d'utiliser des outils informatiques pour créer des rapports détaillés et analyser les achats pour détecter les tendances et prendre de meilleures décisions d'approvisionnement.

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