L’élément clé de la réussite d’une entreprise dans le secteur du commerce de détail est la gestion des achats. Il est primordial de mettre en place une stratégie efficace d'achat et d'approvisionnement pour minimiser les coûts et maximiser les profits. Mais les entreprises peuvent rencontrer de nombreuses difficultés lors de cette étape, telles que les quantités minimales de commande, l’analyse des coûts, la gestion des fonds de roulement, ou encore la gestion des stocks. C’est pour cette raison que nous avons mis en place un service de sourcing chez DocShipper ! Nous vous permettons d’assurer une gestion globale et qualitative de l’ensemble du processus complexe d’approvisionnement et d’import international.
L’importance de la gestion des approvisionnements
Afin de mettre en Ă©vidence les intĂ©rĂŞts qui dĂ©coulent de la gestion des approvisionnements, il est nĂ©cessaire de rappeler sa dĂ©finition exacte et ses 3 objectifs.Â
Rappel sur la gestion des approvisionnements
Il est important de se souvenir que la gestion des approvisionnements ne comprend pas seulement la gestion des achats. L’approvisionnement est un processus complexe qui comprend la recherche de fournisseurs, le contrĂ´le de la conformitĂ© des produits et des normes, la nĂ©gociation du contrat, le paiement des fournisseurs, la logistique et la gestion des stocks.Â
Les 3 buts de l’approvisionnementÂ
Parmi tout ce que comprend le processus d’approvisionnement, on peut faire ressortir 3 buts principaux qui sont importants d’avoir en tĂŞte.Â
Le premier Ă©tant la sĂ©lection des fournisseurs qui se dĂ©roule en plusieurs Ă©tapes :Â
- L’identification des besoins de l’entreprise.
- La recherche de fournisseurs.
- Les nĂ©gociations avec les fournisseurs.Â
- La sĂ©lection du meilleur choix en fonction de vos besoins et de votre budget.Â
- La signature du contrat.Â
En second lieu, une gestion des approvisionnements rĂ©ussite permet, non seulement, de minimiser ses coĂ»ts et de maximiser ses profits, mais aussi de garantir une gestion des fonds de roulement efficace et une gestion des stocks optimale.Â
Finalement, une gestion des approvisionnements efficace permet de mettre en lumière les dangers possibles qui dĂ©coulent des fournisseurs immĂ©diatement et donc Ă©viter les consĂ©quences qui en dĂ©coulent. Pour bien comprendre cet enjeu, ces dangers peuvent par exemple ĂŞtre des dĂ©fauts d’approvisionnements, des dĂ©fauts de paiements, voire des liquidations. Ils auraient ainsi des rĂ©percussions très lourdes sur votre entreprise.Â
Ainsi, en ayant une gestion des approvisionnements efficace, vous pouvez assurer la vente de produits de qualitĂ© tout en minimisant vos coĂ»ts et les risques que vous pourriez rencontrer lors de ce processus.Â
Conseil DocShipper : Vous souhaitez profiter d’un accompagnement pour gérer votre processus d’approvisionnement et d’achat simplement ? Nous proposons justement un service de sourcing complet ! Alors qu’attendez-vous pour nous contacter ?
Les missions du service approvisionnementÂ
Le service approvisionnement remplit diffĂ©rentes missions :Â
- La planification qui permet d’avoir un aperçu des rĂ©sultats qui dĂ©couleront de l’approvisionnement.Â
- Le contrôle et l’évaluation continue des coûts.
- La mise en place d’un programme des taches liĂ©es Ă l’approvisionnement.Â
- Le sourcing fournisseurs.Â
- Les nĂ©gociations avec les fournisseurs.Â
- Les paiements aux fournisseurs.
Info DocShipper : Si vous souhaitez gagner du temps et assurer un bon déroulement du processus d’approvisionnement, passez par notre service de sourcing et profitez d’un service complet qui remplira toutes ces missions de manière efficace. En passant par l’élaboration du cahier des charges, la recherche de fournisseurs, le contrôle de la conformité, la négociation avec les fournisseurs, et plus encore ! Ne perdez pas de temps, contactez-nous !
DĂ©roulement typique d’un processus de sourcing
MĂŞme si c’est gĂ©nĂ©ralement le dĂ©partement financier qui s’occupe du suivi des indicateurs clĂ©s de performances. Afin d’être effectifs, ils doivent ĂŞtre en adĂ©quation avec les indicateurs de performances de l’entreprise.Â
Les principaux indicateurs Ă surveillerÂ
- Le prix moyen de la commande.
- Le temps d’exécution moyen.
- La longueur du processus d’approvisionnement.
- La conformitĂ© des commandes.Â
- Le pourcentage de dĂ©faillance des fournisseurs.Â
- Le niveau de conformitĂ©.Â
- Le rendement. (ROI)
- Le taux d’acheminement en urgence.Â
- La tarification de performance linéaire (LPP).
Étudier les tendances d’achatsÂ
Pour savoir quoi commander et Ă quel moment, il est primordial d’étudier en profondeur les tendances d’achats.Â
Le meilleur moyen est d’étudier les inventaires de l’annĂ©e passĂ©e et de les mettre en parallèle avec les prĂ©visions de ventes de l’annĂ©e qui suit, pour ainsi mettre en Ă©vidence le bon Ă©quilibre qui en rĂ©sulte. Par exemple, lorsque des produits sont davantage vendus lors d’une pĂ©riode de l’annĂ©e prĂ©cise, il faut prĂ©voir quels seront les pĂ©riodes de fortes ventes et de creux pour s’organiser en fonction de celles-ci.Â
De plus, Ă©tudier les tendances d’achats permet de dĂ©terminer Ă quelle pĂ©riode de l’annĂ©e le prix de certains produits sont les plus bas et ainsi en profiter pour en acheter en plus grande quantitĂ© lors de cette pĂ©riode.Â
Afin de rĂ©aliser une analyse des tendances efficaces, le mieux est de rĂ©aliser :Â
- Des sondages sur la satisfaction client.
- Des études de marché.
- Des relevés d’achats.
- Des relevés de vente.
Évaluer les rĂ©approvisionnementsÂ
L’analyse en dĂ©tail des rĂ©approvisionnements permet de gĂ©rer vos achats de manière beaucoup plus efficiente et de dĂ©terminer quels fournisseurs ont le plus de potentiel. De plus, cela vous permettra Ă©galement d’amĂ©liorer votre trĂ©sorerie, d’éviter les pĂ©riodes creuses et de gagner en pouvoir de nĂ©gociation face Ă vos fournisseurs.Â
Afin de rĂ©aliser cette Ă©valuation dĂ©taillĂ©e, il vous faudra :Â
- Pour chaque fournisseur, analyser son Ă©chĂ©ance moyenne d’approvisionnement.Â
- Étudier la quantitĂ© de commandes mensuelles.Â
- Analyser la quantitĂ© moyenne des stocks lors de pĂ©riodes prĂ©cises.Â
Souvenez-vous de la Loi de Pareto, 20 % de vos produits engendrent 80 % de vos bĂ©nĂ©fices. DĂ©terminer donc quels sont vos produits phares et agissez en consĂ©quence en les mettant en avant. C’est comme ça que vous multiplieriez vos bĂ©nĂ©fices de manière efficace.Â
Évaluer les niveaux de stock et le nombre de ventesÂ
Évaluer les niveaux de stocks et le nombre de ventes va vous permettre de maximiser votre processus d’approvisionnement. En effet, vous seriez alors capable de trouver le bon équilibre à mettre en place pour vos stocks en prenant en compte le prix considérable du stockage et l’anticipation des ruptures de stock.
Cette évaluation des stocks vous permettra aussi d’anticiper le nombre de produits qu’il est nécessaire d’acheter sans surcharger votre espace de stockage, mais tout en ayant suffisamment de produits pour satisfaire la demande.
Une dernière chose importe à prendre en compte concernant les stocks, c'est la gestion du roulement de ceux-ci. Pour les gérer de manière efficace, calculez le taux de roulement de vos stocks en divisant le prix des produits par la valeur moyenne des stocks.
Info DocShipper : Nous proposons un service d’entreposage, à une localisation avantageuse à Camporosso en Italie, au travers de notre service 3PL. Vous n’aurez donc pas à gérer les entrées et les sorties de stock et nous vous fournirons l’accès à une vision parfaite de votre inventaire grâce à une spreadsheet représentant l’état actuel de votre inventaire, qui sera continuellement mise à jour. N’hésitez pas, contacter nous !
Moderniser la comptabilitĂ© en dĂ©matĂ©rialisant les factures fournisseursÂ
Afin de gagner du temps et de l’argent, modernisĂ© votre comptabilitĂ©. La meilleure façon d’optimiser votre comptabilitĂ© est de dĂ©matĂ©rialiser vos factures fournisseurs. En effet, ce document occupe une place centrale dans votre comptabilitĂ©, il a une fonction de justificatif commercial et comptable, mais Ă©galement une fonction de preuve d’achat.Â
ProcĂ©der Ă cette dĂ©matĂ©rialisation va vous permettre de :Â
- Économiser de l’argent : plus besoin d’acheter du papier, des imprimantes, de l’encre.  Â
- Rendre plus efficace votre contrĂ´le du processus d’approvisionnement.Â
- Faciliter l’accès aux documents pour l’ensemble des employés.
- Élaborer vos factures beaucoup plus rapidement.
- Perfectionner votre processus d’approvisionnement.
Utiliser un logiciel de gestion des achats Â
Toujours sur le thème de la modernisation, se servir d’un logiciel de gestion des achats ou d’une solution cloud, permet de faciliter les paiements. Disposer d’un cloud permet notamment d’avoir un accès immĂ©diat aux informations, ce qui facilite grandement l’organisation des achats, le contrĂ´le des normes et le partage d’informations entre employĂ©s.Â
Les autres avantages sont :Â
- La facilitation de la coopĂ©ration avec les employĂ©s et les acteurs externes.Â
- La simplification du processus de prise de dĂ©cision commune.Â
- La maximisation du contrĂ´le des rĂ©sultats des fournisseurs. Â
- L’optimisation simple de la gestion des achats.
- L’automatisation du processus d’achats et de la comptabilité.
Conclusion
Pour récapituler, nous allons finir avec des conseils génériques pour assurer une gestion optimale de vos achats. Commencez par utiliser une plateforme qui offre un système de contrôle intégré des stocks. Cela permet de garder un œil sur la quantité et la qualité des produits achetés, et de s'assurer que les livraisons soient effectuées à temps. Ensuite, assurez-vous de bien documenter chaque achat, en notant ses détails tels que le prix, la quantité achetée et la date. Cela fournit une trace des achats et permet aux entreprises de suivre leurs factures et leurs paiements. Une fois que toutes ces informations sont documentées, il est possible d'utiliser des outils informatiques pour créer des rapports détaillés et analyser les achats pour détecter les tendances et prendre de meilleures décisions d'approvisionnement.
Si vous avez besoin de l'aide d'un expert pour mieux gérer vos achats ainsi que la totalité de votre processus d'approvisionnement et de sourcing , Docshipper peut vous aider de A jusqu'à Z sur toutes les étapes incluses dans votre chaîne logistique internationale . Contactez nos experts et on se chargera de vous accompagner !
FAQ | 6 bonnes pratiques pour une parfaite gestion des achatsÂ
Mettre en place une stratégie efficace de gestion des achats et d’approvisionnements permet de minimiser fortement ses coûts et de maximiser ses profits. Pour une entreprise dans le secteur du commerce de détail, la gestion des achats est donc un enjeu primordial et une gestion efficace engendrera le succès de l’entreprise.
En effet, le processus d’approvisionnement est complexe et les entreprises peuvent rencontrer de nombreuses difficultés au cours de ce processus. Elles concernent un certain nombre de facteurs, notamment l'assurance qualité, les certifications de fabrication, l'innovation en matière de produits, les exigences financières, les quantités minimales de commande, la capacité des fournisseurs, la gestion des fonds de roulement, les protocoles d'inspection de la qualité des produits, les initiatives de durabilité, l'analyse des coûts et les exigences en matière de stockage, entre autres.
Afin de gérer facilement vos approvisionnements, la solution qui s’offre à vous, c'est le service sourcing de DocShipper ! Nous sommes les leaders du sourcing sur le marché francophone, nous vous facilitons le processus d’approvisionnement et vous délivrons un service clé en main. Nous nous occupons de la gestion de la chaîne d’approvisionnement du début à la fin afin de garantir une gestion globale et professionnelle de l’ensemble du processus complexe d’achats et d’approvisionnement.
DocShipper s’en charge à votre place à travers le service de sourcing ! Nous réalisons une short liste interne de plusieurs fournisseurs en accord avec vos exigences. Il vous suffira donc de nous faire part de vos exigences au niveau du prix, de la qualité, de la conformité, de la personnalisation, des normes et de la quantité minimum d’achat.
DocShipper s’en charge également à votre place à travers trois services :Pourquoi est-il important de mettre en place une stratégie de gestion des achats et des approvisionnements ?
Quels sont les principaux défis rencontrés par une entreprise lors du processus d’approvisionnement ?
Comment gérer simplement ses approvisionnements ?
Comment savoir quels fournisseurs choisir ?
Comment s’assurer de la qualité des produits fournis par les fournisseurs ?
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Conseil DocShipper : Nous vous aidons sur l'ensemble de la procédure d'approvisionnement alors n'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
- Vous avez du mal à trouver le produit ? Appréciez nos services de sourcing, nous trouvons directement le fournisseurs adéquates pour vous !
- Vous n'avez pas confiance en votre fournisseur ? Faites appel à nos services d'audit d'entreprise pour vérifier que ce n'est pas une arnaque !
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Alibaba, Dhgate, made-in-china... Beaucoup connaissent des sites internet pour s'approvisionner en Asie mais combien tombe sur une arnaque ?! Il est très risqué de payer un fournisseur Asiatique à l'autre bout du monde en se basant uniquement sur des promesses ! DocShipper vous propose des services d'approvisionnement complet intégrant les besoins logistiques : achat, contrôle qualité, personnalisation, obtention des license, transport...
La communication est importante, c'est pourquoi nous nous efforçons de discuter de la manière la plus appropriée pour vous!