En Bref ⚡
Comment communiquer efficacement avec ses fournisseurs consiste à structurer chaque échange, confirmer par écrit tous les points convenus et assurer un suivi rigoureux, notamment lors de la commande d’échantillons afin d’éviter erreurs de qualité, de quantité ou de spécifications techniques. Pour une communication optimale, appliquez ces bonnes pratiques :- Résumer par écrit chaque conversation (email de confirmation détaillé).
- Donner des instructions claires, simples et accompagnées de photos ou croquis.
- Préciser les spécifications exactes (modèle, quantité, adaptateur, tests requis).
- Fixer un délai et programmer des rappels de suivi.
- Demander une confirmation écrite à chaque étape ou modification.
- Superviser l’échantillon et privilégier les appels vidéo si nécessaire.
Vous découvrirez également comment obtenir des échantillons gratuits, comprendre leur coût réel et éviter les erreurs fréquentes lors du sourcing avec des fournisseurs chinois.
Après avoir fixé les conditions avec le fournisseur pour le nouveau produit, l’étape suivante consiste à acheter un échantillon. Une bonne communication est alors nécessaire. À moins que le client n’ait une relation commerciale à long terme avec le fournisseur, la plupart des fournisseurs factureront l’envoi d’un échantillon. Voici donc quelques questions. Comment obtenir des échantillons ? Pouvez-vous obtenir des échantillons GRATUITEMENT ?
DocShipper Info
Info DocShipper : Même pour un client local qui traite quotidiennement avec des fournisseurs, il n’est pas garanti qu’il n’aura pas à payer pour l’échantillon.
Comment obtenir des échantillons gratuits ?
Conseils pour obtenir un échantillon gratuit
Il est avantageux pour un client de se présenter comme l’assistant d’une grande organisation car le fournisseur se montre toujours plus intéressé pour traiter avec les grandes organisations et est susceptible de donner des échantillons. De plus, le client doit faire croire au fournisseur que si l’échantillon requis est acceptable pour le client, une commande importante pourrait être passée. Faire comprendre au fournisseur qu’il a été choisi comme fournisseur unique pour le produit en question et que d’autres commandes seront passées pour des affaires futures. Essayez de convaincre le fournisseur que le coût de l’échantillon sera payé avec la commande officielle après l’acceptation de l’échantillon, au cas où le fournisseur ne serait pas disposé à donner un échantillon gratuitement.
Il est préférable de faire comprendre au fournisseur que la politique officielle de l’entreprise n’autorise pas le paiement de l’échantillon. Le fournisseur doit donc accepter et respecter les conditions générales de l’entreprise.
- Si le fournisseur n’est toujours pas convaincu, essayez de partager les coûts. Proposez-lui de payer soit l’échantillon, soit les frais de livraison.
- Si le fournisseur n’est toujours pas convaincu par les points mentionnés ci-dessus, il sera plus avantageux de lui faire accepter de déduire le coût de l’échantillon d’une commande plus importante. Dans ce cas, le coût de l’échantillon sera économisé.
Dans tous les cas, communiquez correctement avec son fournisseur est la clé !
Coût des échantillons
Il est préférable de connaître le coût de l’échantillon en général, par exemple un article qui est disponible pour 2 USD environ, supposons que 10 fournisseurs aient été trouvés pour le produit en question et que la sélection descende à 5, ils ont tous une gamme de prix similaire. Après avoir choisi un fournisseur pour commander l’échantillon, celui-ci facture 100 USD pour l’échantillon choisi, ce qui n’a évidemment aucun sens. Cela peut simplement donner l’impression au client qu’il s’agit d’une société commerciale ou d’une tierce partie et qu’il n’est pas réellement le fabricant ou le producteur du produit. Il est donc préférable d’éliminer ces fournisseurs car ils sont prêts à vendre le produit ou même un échantillon à un prix plus élevé pour dégager leur marge sur ce produit particulier.
Les échantillons sont généralement 10 à 50 % plus chers que le prix proposé. Les deux principales raisons du coût des échantillons peuvent être que les échantillons sont faits à la main, surtout si le client exige une personnalisation. Le fournisseur doit également s’assurer que le client est sérieux lorsqu’il passe sa commande.
La plupart du temps, le fabricant reçoit au moins cinq commandes d’échantillons par semaine et il demande généralement des échantillons gratuits. Mais de cette manière, si l’acheteur n’est pas disposé à payer le prix de l’échantillon, le fabricant pensera que l’acheteur ne passera aucune commande et voudra juste un échantillon.
DocShipper Info
Info DocShipper : Dans certains cas, Si le client n’exige pas de changement de produit et veut juste vérifier la qualité du produit, il peut demander un échantillon du stock déjà présent dans l’inventaire alors le fournisseur facturera le prix normal de l’échantillon.
Comment communiquer avec son fournisseur?
Il sera plus avantageux de communiquer de différentes manières avec les fournisseurs chinois que les entreprises ou les fournisseurs occidentaux.
Il a été constaté que la qualité des produits promise par téléphone, par chat ou par courrier électronique n’est pas toujours respectée par les entreprises ou les fournisseurs. Par exemple, un échantillon est commandé dans une certaine couleur et dans une certaine quantité, mais le client reçoit des couleurs et des quantités complètement différentes.
En général, il y a deux ou trois personnes entre le contact commercial et le service technique, ce qui conduit à une mauvaise information sur l’échantillon effectivement commandé. Contrairement au monde occidental, il n’y a pas de réunions détaillées sur un projet ou un produit particulier, seul un courriel rapide est envoyé à une personne concernée qui est mal comprise et à cause duquel l’échantillon fabriqué est complètement différent de celui qui a été effectivement commandé. Souvent, il n’y a pas de message ou de notification indiquant que l’échantillon de produit doit être livré en urgence ou nécessite une pièce spéciale, par exemple pour fabriquer un échantillon avec une prise ou un adaptateur américain. Il est donc évident que si l’équipe chargée de l’échantillonnage n’est pas pleinement informée et guidée, le client ne sera pas satisfait et n’obtiendra pas l’échantillon exact qu’il a commandé.
Supervision de l’échantillon
La supervision et le suivi de la commande ou de l’échantillon ou d’autres projets est l’aspect le plus important dans les affaires avec le fournisseur. Les Occidentaux ont une façon de travailler complètement différente. Ils travaillent dans le détail et attendent des autres qu’ils travaillent de manière approfondie et qu’ils aient le sens commun pour traiter les différentes questions. Lorsque vous importez de Chine, il est important de planifier, autrement l’information risque de se perdre ou de s’écarter du but recherché. Après avoir eu une conversation téléphonique détaillée ou une conversation par courrier électronique, il est nécessaire de faire un suivi avec des points écrits ou convenus. Il est recommandé d’essayer de rendre les choses faciles pour le fournisseur et de faire en sorte que les choses soient facilement compréhensibles pour lui et de lui donner des instructions de manière à ce qu’il puisse répondre aux exigences du client de la manière dont celui-ci l’attend.
DocShipper Tip
Conseil DocShipper : Il est préférable de montrer au fournisseur sa satisfaction et ses louanges et de s’assurer qu’il a le potentiel pour devenir votre fournisseur permanent à l’avenir. Vous pourriez être intéressé(e) par notre article sur le sujet : 💡Comment choisir un bon fournisseur ? 🏭
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Modèle de mail
Cher (nom du fournisseur),
Merci pour la conversation que nous avons eue il y a quelque temps. Je voudrais résumer les points qui ont été abordés précédemment :
Échantillon à envoyer à …. (Votre adresse)
L’échantillon doit être fonctionnel. Un échantillon défectueux ou non fonctionnel n’est pas acceptable, car l’échantillon pourrait être soumis à des tests de qualité dans un laboratoire tiers…. (Cette partie n’est évidemment pas vraie, mais le fournisseur peut y réfléchir à deux fois et envoyer un échantillon en parfait état de fonctionnement).
L’échantillon doit être muni d’un bouchon américain …. (Il est préférable de joindre une photo d’une prise américaine pour que le fournisseur puisse la comprendre facilement)
Veuillez vous assurer que l’échantillon est testé de votre côté avant de l’envoyer.
Le numéro de modèle et le nom du fournisseur de l’échantillon, car je reçois de nombreux échantillons de différents fournisseurs. Je peux donc facilement savoir quel fournisseur a envoyé cet échantillon particulier … (De cette façon, vous ne perdrez pas la référence du fournisseur au cas où le même échantillon serait commandé auprès de différents fournisseurs)
Veillez à mentionner « Non destiné à la vente » sur la facture de l’échantillon (afin d’éviter la taxe douanière sur l’échantillon avant qu’il n’atteigne la destination du client)
Veuillez m’envoyer une confirmation écrite de tous les points qui ont été convenus.
Meilleurs vœux,
Plus de Conseils
- Il est préférable de donner un délai au fournisseur sur l’échantillon de produit convenu.
- Il est recommandé de placer un rappel sur un smartphone/ordinateur qui aidera le client à rappeler au fournisseur la livraison du produit.
- Pour une meilleure compréhension du produit, il est fortement recommandé de faire des croquis et des dessins des produits afin que le fournisseur comprenne clairement vos exigences.
- Il est préférable d’obtenir une confirmation de chaque étape en cas de modification ou de demande.
- Les email doivent être tapés de manière simple, claire et compréhensible, afin que les demandes ou les modifications soient compréhensibles pour les fournisseurs.
En cas de retrait, le courriel doit également être envoyé au fournisseur en détail afin qu’un échantillon parfait puisse être envoyé. Afin de gagner du temps et de l’argent, les deux parties doivent passer des appels vidéo pour montrer un échantillon en ligne par vidéo. Si un client (vous) sait clairement ce qu’il veut dans un échantillon, il sera plus facile de commander un échantillon parfait.
FAQ |Échantillon et Communication avec ses fournisseurs : Pourquoi et Comment ?
L’échantillon est une étape clé du cycle d’achat fournisseur. Il vous permet de valider concrètement : La qualité réelle du produit (matière, finition, solidité). La conformité technique (dimensions, couleur, normes, prise US si nécessaire). La capacité du fournisseur à respecter un cahier des charges précis. Avant de lancer une production en volume, l’échantillon sert donc de test grandeur nature. C’est une assurance qualité et un outil de négociation avant la commande finale.
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