Gestion de stock : 10 erreurs fatales à éviter absolument

Le manque de contrôle sur le catalogue de produits

Le manque de contrôle sur le catalogue de produits est une erreur commune dans la gestion de stock. Ce problème se produit lorsque les gestionnaires de stock n'ont pas une connaissance approfondie des produits qu'ils stockent et ne disposent pas d'un système de classification adéquat pour les identifier et les suivre correctement. Cela peut conduire à des erreurs dans la gestion des niveaux de stock, notamment des surstocks, qui peuvent entraîner une immobilisation de fonds, des coûts d'entreposage supplémentaires et des risques de péremption. Cela peut également conduire à des ruptures de stock, qui peuvent entraîner des retards de livraison et une baisse de la satisfaction des clients.

La solution consiste à mettre en place un système de classification des produits, qui permet de suivre chaque produit individuellement. Cela peut inclure des informations telles que les dimensions, les dates de péremption, les fournisseurs, les coûts, les niveaux de stock minimum et maximum, et d'autres détails pertinents pour une gestion efficace des stocks.

De plus, il est important de tenir à jour et d'analyser régulièrement le catalogue de produits pour détecter les produits obsolètes, les produits à rotation lente et les produits en surstock. Les produits qui ne se vendent pas peuvent être vendus à prix réduit ou retirés du catalogue pour éviter des coûts d'entreposage supplémentaires.

Négliger la quantité et la qualité des indicateurs

Le manque d'indicateurs peut entraîner une absence de visibilité sur les niveaux de stock, les mouvements de stock, les coûts de stockage, les temps de rotation des stocks et d'autres informations clés nécessaires à une gestion efficace des stocks. Cela peut conduire à des surstocks, des ruptures de stock, des coûts de stockage élevés, etc. 

D'un autre côté, avoir trop d'indicateurs peut également être problématique, car cela peut créer une surcharge d'informations qui rend la prise de décision difficile. Il peut ainsi y avoir des chevauchements et des contradictions entre les indicateurs, ce qui peut entraîner une confusion et une prise de décision inexacte.

La solution consiste à identifier les indicateurs clés nécessaires à la gestion efficace des stocks en fonction des objectifs de l'entreprise et de les suivre de manière cohérente. Il est important de veiller à ce que les indicateurs soient clairement définis, pertinents pour l'entreprise et alignés sur les objectifs de celle-ci. Il est également important de suivre régulièrement les indicateurs pour détecter les tendances et les écarts, et prendre des mesures appropriées en conséquence.

Ne pas regarder au-delà du prix d’achat

En se concentrant uniquement sur le prix d'achat, les entreprises peuvent acheter des produits moins chers, mais ils peuvent être de qualité inférieure, moins fiables ou moins durables, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires à long terme, tels que des coûts de maintenance, des coûts de réparation ou de remplacement.

En outre, cette stratégie ne tient pas compte des coûts associés à la gestion des stocks, tels que les coûts de stockage, les coûts de manutention et les coûts d'obsolescence. Les produits moins chers peuvent nécessiter plus d'espace de stockage, être plus lents à se vendre, ou avoir une durée de conservation plus courte, ce qui peut entraîner des coûts de stockage plus élevés et des risques d'obsolescence.

La solution consiste à adopter une approche plus holistique de l'acquisition et de la gestion des stocks. Cela implique de tenir compte de tous les coûts associés à l'acquisition, à la gestion et à la disposition des stocks, ainsi que des besoins et des attentes des clients.

Une approche plus holistique peut impliquer l'utilisation de critères d'évaluation supplémentaires, tels que la qualité, la fiabilité, la durabilité, la rapidité de rotation des stocks et la satisfaction client. Elle peut également impliquer la mise en place de pratiques de gestion de stock plus sophistiquées, telles que l'utilisation de modèles de prévision de la demande, la gestion des niveaux de stock minimum et maximum, et la gestion des commandes et des réapprovisionnements en fonction des besoins réels.

Optez pour des commandes manuelles de son stock

Lorsque les commandes ne sont pas automatisées, cela signifie que les employés doivent passer du temps à vérifier les niveaux de stock et à passer des commandes manuellement. Cela peut entraîner des erreurs humaines, telles que des commandes incorrectes ou des retards de commande en raison d'oublis ou d'erreurs de saisie.

En outre, lorsque les commandes ne sont pas automatisées, les entreprises peuvent ne pas avoir une vue d'ensemble précise de leurs niveaux de stock, ce qui peut entraîner des ruptures de stock ou des surplus de stock.

Le moyen le plus optimisé serait d’automatiser le processus de commande en utilisant un logiciel de gestion de stock. Ce logiciel peut être utilisé pour surveiller en temps réel les niveaux de stock et passer des commandes automatiquement lorsque les niveaux de stock atteignent un certain seuil minimum.

L'automatisation des commandes permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent, en réduisant le temps consacré à la vérification manuelle des niveaux de stock et à la saisie de commandes. Elle permet également de réduire les erreurs humaines et d'optimiser les niveaux de stock, ce qui peut réduire les coûts associés à la gestion des stocks.

En outre, l'utilisation d'un logiciel de gestion de stock automatisé peut permettre aux entreprises d'obtenir des données plus précises et plus rapides sur leurs niveaux de stock et leurs mouvements de stock, ce qui peut faciliter la prise de décision en matière de gestion de stock.

Disperser ses points de stockage 

Lorsqu'une entreprise dispose de trop de points de stockage, cela signifie qu'elle répartit ses stocks sur un grand nombre de sites ou d'emplacements différents. Cela peut se produire en raison de décisions prises au fil du temps, de fusions et acquisitions, ou d'une expansion rapide de l'entreprise. Cependant, cela peut entraîner des problèmes comme :

Complexité accrue : La gestion de plusieurs points de stockage peut être complexe et nécessiter des efforts supplémentaires pour coordonner les mouvements de stock, la logistique et les opérations.

Surstocks et ruptures de stock : La répartition des stocks sur de nombreux sites peut rendre difficile la gestion des niveaux de stock. Certains sites peuvent être surchargés de stocks, tandis que d'autres peuvent subir des ruptures de stock, entraînant des inefficacités et une baisse de la satisfaction des clients.

Coûts supplémentaires : Chaque point de stockage implique des coûts tels que la location ou la propriété immobilière, les coûts de maintenance, les frais de manutention et les coûts logistiques. Lorsqu'il y a trop de points de stockage, ces coûts peuvent augmenter de manière significative.

La réponse à cette situation consiste à rationaliser les points de stockage en consolidant les stocks sur moins de sites ou en regroupant les stocks dans des centres de distribution plus efficaces. Cela peut être réalisé en évaluant la demande des produits, les taux de rotation des stocks, la proximité des sites par rapport aux clients et les coûts associés à chaque point de stockage. En réduisant le nombre de points de stockage, une entreprise peut se voir acquérir de nombreux avantages tel que :

Améliorer l'efficacité opérationnelle : En regroupant les stocks, il est plus facile de coordonner les mouvements de stock, de gérer les niveaux de stock et d'optimiser la logistique.

Réduire les coûts : Moins de points de stockage signifient moins de coûts immobiliers, de frais de maintenance et de coûts logistiques. Cela peut entraîner des économies significatives à long terme.

Accroître la visibilité et le contrôle : Avec moins de sites à gérer, il est plus facile d'obtenir une vue d'ensemble précise des stocks, de suivre les mouvements et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des stocks.

Omettre la segmentation des produits dans la gestion de stock 

Lorsque toutes les références de produits bénéficient de la même couverture de stock, cela signifie que la quantité de stock maintenue est identique pour chaque produit, quel que soit son niveau de demande ou sa valeur. Cette méthode peut entrainer de nombreux problèmes, certains produits peuvent être surstockés, tandis que d'autres peuvent être sous-stocks. Cela peut entraîner une utilisation inefficace de l'espace de stockage et des coûts de stockage élevés pour les produits moins demandés, ainsi que des ruptures de stock pour les produits très demandés.

Tout cela va inexorablement se retranscrire dans des coûts supplémentaires. En effet, les produits à rotation lente ou à faible demande occupent de l'espace précieux, nécessitent une gestion et une maintenance supplémentaires, et peuvent finir par devenir obsolètes. Ces coûts inutiles contribuent grandement à la rentabilité globale de l'entreprise.

La résolution de ce souci consiste à adopter une approche différenciée en matière de couverture de stock, en tenant compte des caractéristiques individuelles de chaque produit, telles que la demande, la saisonnalité, la valeur et la volatilité de la demande. Pour y parvenir, nous vous suggérons quelques exemples afin que vous puissiez vous retrouvez plus facilement. 

Classement ABC : Classez vos produits en fonction de leur valeur et de leur demande. Appliquez une couverture de stock plus élevée aux produits de catégorie A (les plus importants) pour éviter les ruptures de stock, tandis que les produits de catégorie C (les moins importants) peuvent bénéficier d'une couverture de stock plus faible.

Analyse de la demande : Utilisez des données historiques et des techniques de prévision pour analyser la demande de chaque produit. Ajustez la couverture de stock en fonction de la saisonnalité, des tendances et des fluctuations de la demande.

Gestion des produits obsolètes : Identifiez les produits à rotation lente ou à faible demande et mettez en place des mesures pour les gérer efficacement, tels que des promotions, des offres spéciales ou des programmes de liquidation. Réduisez la couverture de stock pour ces produits afin de minimiser les coûts inutiles.

Surveillez et ajustez régulièrement : Surveillez en permanence les niveaux de stock, les taux de rotation et la demande des produits. Ajustez la couverture de stock en conséquence pour optimiser la disponibilité des produits et minimiser les coûts.

Sous-estimez l’importance de la commande d’implantation 

Cette étape est cruciale, car elle détermine la quantité initiale de stock nécessaire pour lancer le produit sur le marché. Lorsqu'on néglige la commande d'implantation, plusieurs problèmes peuvent survenir. Tout d'abord, il peut y avoir une sous-estimation de la demande initiale du produit, ce qui entraîne des ruptures de stock et une insatisfaction des clients. En outre, une commande d'implantation insuffisante peut entraîner des délais de réapprovisionnement prolongés, ce qui nuit à la capacité de répondre rapidement à la demande.

Pour éviter ces problèmes, il est important de prendre en compte certains facteurs clés lors de la commande d'implantation :

• Analyse de la demande : Évaluez la demande prévue du nouveau produit en vous basant sur des études de marché, des prévisions de vente et des tendances connexes. Cela vous permettra de déterminer une quantité initiale de stock réaliste et adaptée à la demande attendue.
• Communication avec les fournisseurs : Établissez une communication claire et régulière avec vos fournisseurs concernant la commande d'implantation. Partagez avec eux les informations pertinentes sur la demande prévue et travaillez en étroite collaboration pour déterminer la quantité optimale de stock à commander.
• Évaluation des délais de réapprovisionnement : Prenez en compte les délais de livraison de vos fournisseurs lors de la planification de la commande d'implantation. Assurez-vous que la quantité de stock commandée couvre la période nécessaire pour réapprovisionner vos stocks sans interruption.
• Marge de sécurité : Prévoyez une marge de sécurité en commandant une quantité légèrement supérieure à la demande prévue. Cela permettra de faire face à d'éventuelles variations de la demande ou à des retards de livraison.
• Suivi et ajustement : Surveillez attentivement les ventes et les niveaux de stock du nouveau produit après son lancement. Si la demande diffère de vos prévisions initiales, ajustez vos commandes futures en conséquence pour maintenir un niveau de stock optimal.

Mal Optimiser l’utilisation de l’espace

Tout d'abord, une mauvaise optimisation de l'espace peut entraîner un manque d'espace de stockage, ce qui limite la quantité de stock que vous pouvez entreposer. Cela peut conduire à des ruptures de stock fréquentes, des retards dans le traitement des commandes et une baisse de la satisfaction des clients.

D'autre part, une mauvaise utilisation de l'espace peut également conduire à un excès d'espace non utilisé. Cela signifie que vous payez pour un espace inutilisé, ce qui entraîne des coûts supplémentaires inutiles.

Pour optimiser l'utilisation de l'espace de stockage, nous vous conseillons de :

Évaluez attentivement l'espace dont vous disposez, en tenant compte de la configuration de votre entrepôt ou de votre magasin. Identifiez les zones inutilisées, les espaces perdus ou les zones de stockage inefficaces.

Classez vos produits en fonction de leur taille, de leur rotation et de leur demande. Cela vous permettra de regrouper les produits de taille similaire et de les stocker de manière plus compacte, en utilisant des étagères, des rayonnages ou des systèmes de stockage adaptés.

Investissez dans des systèmes de stockage adaptés à vos besoins, tels que des rayonnages à palettes, des casiers modulaires, des tiroirs de stockage, des mezzanines ou des systèmes de stockage automatisés. Ces systèmes peuvent vous aider à maximiser l'utilisation de l'espace vertical et à optimiser la disposition de vos produits.

Analysez les flux de marchandises entrantes et sortantes pour optimiser la disposition de vos produits. Placez les produits à forte rotation à des emplacements plus accessibles et prévoyez des zones de picking ou de préparation des commandes bien organisées pour réduire les déplacements inutiles.

En mettant en œuvre ces mesures, vous pourrez optimiser l'utilisation de l'espace de stockage, réduire les coûts inutiles et améliorer l'efficacité globale de votre gestion des stocks. Cela vous permettra de répondre aux demandes des clients de manière plus efficace tout en minimisant les interruptions de stock.

Négliger l’impact de la distance sur la gestion du stock

Si un entrepôt est situé loin des clients, il est important de prendre en compte le temps et le coût nécessaires pour transporter les produits jusqu'à leur destination finale. De même, si plusieurs entrepôts sont utilisés, la coordination entre eux est cruciale pour éviter les pertes de temps et les coûts inutiles.

Pour résoudre ce problème, il est important de mettre en place des stratégies de gestion des stocks qui prennent en compte la distance géographique. Cela peut inclure l'utilisation de technologies telles que le suivi GPS des expéditions et des livraisons pour suivre les mouvements des produits et s'assurer qu'ils atteignent leur destination dans les délais impartis. Il peut également être judicieux de regrouper les commandes et de planifier les itinéraires de transport pour optimiser les coûts et les temps de transit. Il serait par ailleurs judicieux de centraliser le stock, utiliser des entrepôts régionaux ou des centres de distribution ainsi que d’optimiser les processus de réapprovisionnement.

Enfin, il est important d'établir des relations solides avec les fournisseurs pour s'assurer qu'ils comprennent les besoins et les exigences de l'entreprise en matière de gestion de stock, en particulier en ce qui concerne la logistique et la distance géographique.

Faire l’impasse sur un système centralisé pour la gestion des stocks

L'absence d'un système centralisé rend difficile la visibilité en temps réel des niveaux de stock dans l'ensemble de l'entreprise. Cela peut conduire à des erreurs de réapprovisionnement, des ruptures de stock ou des surstocks, car les informations sur les stocks sont dispersées dans différents systèmes ou fichiers.

De plus, l'absence d'un système centralisé peut également compliquer la coordination entre les différents départements ou sites de l'entreprise. Les informations sur les stocks peuvent être mal communiquées ou mal interprétées, ce qui entraîne des retards dans le traitement des commandes, des erreurs d'expédition et une baisse de la satisfaction des clients.

Pour remédier à ce problème, nous avons dressé une liste des étapes les plus importantes. 

1. Mettre en place un système de gestion des stocks centralisé : Investissez dans un système de gestion des stocks intégré et centralisé qui permet de suivre et de contrôler les niveaux de stock dans l'ensemble de l'entreprise. Ce système doit être capable de fournir une visibilité en temps réel, des fonctionnalités de suivi des mouvements de stock et des rapports analytiques pour prendre des décisions éclairées.
2. Utiliser des outils de gestion des stocks basés sur le cloud : Optez pour des solutions basées sur le cloud qui permettent un accès facile et sécurisé aux informations sur les stocks depuis n'importe quel endroit. Cela facilite la collaboration et la communication entre les différents départements ou sites de l'entreprise.
3. Intégrer le système de gestion des stocks avec d'autres systèmes : Assurez-vous que votre système de gestion des stocks est intégré avec d'autres systèmes clés tels que les systèmes de gestion des ventes, les systèmes de comptabilité ou les systèmes de prévision de la demande. Cela permet un flux d'informations fluide et précis entre les différents départements, améliorant ainsi la précision et l'efficacité globale de la gestion des stocks.
4. Former le personnel à l'utilisation du système de gestion des stocks : Assurez-vous que le personnel responsable de la gestion des stocks est formé à l'utilisation du système centralisé. Une formation adéquate garantit une utilisation optimale du système, une saisie précise des données et une compréhension des fonctionnalités offertes.
5. Effectuer des audits réguliers et des contrôles de qualité : Mettez en place des processus d'audit régulier pour vérifier la précision des données, la conformité aux procédures et l'efficacité du système de gestion des stocks. Les contrôles de qualité permettent d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes potentiels.

Conclusion

Pour conclure, il y a beaucoup d'erreurs fatales à éviter pour une gestion des stocks réussite, mais avec de bon conseils et une grande rigueur, cela est possible. Pour gérer vos approvisionnements plus simplement, nous vous offrons la solution de passer par notre service d'approvisionnement. Ainsi, votre approvisionnement sera géré par des professionnels et vous n'aurait plus à vous soucier des erreurs à ne pas faire. Si vous êtes une entreprise d'e-commerce, n'hésitez pas à passer par notre service de logistique tierce partie et profitez d'un service complet qui vous fera gagner du temps et de l'argent ! Pour toute question ou renseignement, contactez-nous et nous vous répondrons au plus vite.