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Comment communiquer efficacement avec un fournisseur asiatique ?

Au-delà de la barrière des langues, les fournisseurs reçoivent plusieurs demandes de partenariat par mail et peuvent vous ignorer si votre message manque d'informations ou n'est pas clair.

Le moins que l'on puisse dire, c'est que la communication avec les fournisseurs peut ĂŞtre difficile.
Surtout si vous envisagez de vous approvisionner régulièrement des fournisseurs chinois.

Nous avons compilé une liste de problèmes de communication typiques avec les fournisseurs et des solutions pour vous aider à avoir la meilleure relation possible avec vos partenaires.

Bonne lecture !

Info Docshipper : Vous recherchez des experts en approvisionnement ? Remplissez notre formulaire et contactez notre Ă©quipe !

Comment entrer en contact avec les fournisseurs et obtenir un retour d’information ?

Vous avez déjà essayé de contacter votre fournisseur, mais vous avez été ignoré à plusieurs reprises ?

Posez-vous ces questions avant de critiquer votre fournisseur (et peut-être de détériorer votre relation avec lui).

“Est-ce que j'ai les bonnes coordonnées ?”

Vous devez faire attention à ne pas mal orthographier son adresse mail ou composer le mauvais numéro de téléphone.

Info DocShipper : DocShipper propose des services de sourcing à travers la Chine, le Vietnam, la Thaïlande et la France n'hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

entrer en contact avec les fournisseursSi vos coordonnées sont juste, il n'est pas rare de vous poser la question :

"Pourquoi mes e-mails restent t ils sans réponse ? Comment attirer leur regard sur moi ?

Docshipper estime que votre fournisseur doit répondre à toutes les questions que vous lui posez sur votre entreprise, mais il arrive que les e-mails se perdent dans la masse.

Ce que vous devez vraiment demander, c'est :

Comment puis-je m'assurer qu'à l'avenir, mes courriels seront reçus et qu'on y répondra en temps voulu ?

La solution pourrait être aussi facile que de modifier l’objet du mail ! Envisagez de la modifier en "Question super rapide sur X" si votre requête est ennuyeuse, comme "Question rapide".
Votre fournisseur se rendra compte que vous avez une question sur un produit qu'il vend ou qu'il fournit, et il sera plus enclin à vous répondre (en supposant qu'il veuille garder votre clientèle, bien sûr !).

Puisque nous parlons d'e-mails, assurez-vous d'écrire des e-mails succincts. De nombreux grossistes en Asie ont une maîtrise limitée de l'anglais.

Un exemple d'e-mail efficace Ă  utiliser serait quelque chose comme :

----

"Bonjour, 'nom du fournisseur' !

J'espère sincèrement que vous passez une excellente semaine.

Je voulais vous poser une question concernant X.

(Donnez un bref résumé de ce qui se passe)

Merci !
Ă€ bientĂ´t,
Bill"

----

Si votre fournisseur ne répond pas après avoir rédigé un courrier succinct avec un objet accrocheur, envoyez-lui un message de suivi.

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"Bonjour, Nom du fournisseur !

Je voulais vérifier que vous aviez bien reçu ma question.

Cordialement,

Bill"

----

Après avoir essayé à plusieurs reprises de contacter votre fournisseur et n'avoir reçu aucune réponse, il est peut-être temps d'en chercher un autre. Parlez-nous de vos besoins et nous vous trouverons le fournisseur ou fabricant qui répond parfaitement à vos exigences. D'ailleurs, nos experts se chargeront de communiquer avec les partenaires pour que vous n'ayez qu'un seul et unique interlocuteur : DocShipper. Remplissez notre formulaire pour recevoir un devis gratuit en moins de 24 h !

Alerte DocShipper : La quasi-majorité des fournisseurs en Asie ne comprennent pas l'anglais, pour vous aider à surmonter cette barrière des langues, DocShipper dispose de conseillers multilingues qui peuvent se charger du contact et de la négociation à votre place. Contactez-nous.

Comment persuader les fournisseurs de travailler avec vous ?

Imaginez ceci : vconvaincre fournisseur chinoisous aimeriez collaborer avec le fournisseur génial que vous avez rencontré. Vous le tenez presque à bout de bras et vous en êtes sûr.

Quand soudain il exprime son incertitude vis-Ă -vis de ce partenariat. Que faut-il faire dans ce cas ?

Si vous suivez les conseils suivants, vous allez soit impressionner les fournisseurs potentiels au-delà de toute espérance, soit vous rendre compte qu'ils ne vous méritent pas (en plaisantant, bien sûr).

Conseil n°1 : Parlez avec la personne qui fera le choix en fin de compte. Qu'il s'agisse du prestataire en personne ou d'un membre du personnel.

Conseil n°2 : Planifiez une date et une heure d'appel sur Skype. Ou, si vous êtes proche de votre prestataire éventuel, voyez si vous pouvez organiser une rencontre.

Conseil n°3 : Quel que soit le mode de contact entre vous et votre fournisseur, assurez-vous que votre site web est en ordre. Les fournisseurs peuvent supposer que vous ne vous souciez pas de votre entreprise si votre boutique de commerce électronique est un peu désorganisée et négligée.

Conseil n°4 : Soyez prêt à montrer vos réalisations dans le présent et dans le passé. Cela dit, n'ayez pas peur de mettre les détails de vos obstacles et la façon dont vous les avez surmontés. Vous devez démontrer votre expertise à votre fournisseur.

Conseil n°5 : Démontrez votre dévouement à votre boutique en ligne. Parlez de la qualité de votre équipe, vantez vos réalisations et faites tout ce que vous pouvez pour impressionner le fournisseur asiatique.

Conseil n°6 : Faites un suivi avec eux dans les deux ou trois jours suivants s'ils continuent à indiquer qu'ils doivent l'envisager. Peut-être ont-ils simplement eu besoin de consulter leurs collègues avant de vous ajouter !

Alerte DocShipper : DocShipper possède un réseau de fournisseurs fiable et étendu. Nous pouvons ainsi vous trouver le fournisseur que vous recherchez et s’assurer de sa fiabilité. N’hésitez pas à nous contacter.

10 questions Ă  poser aux fournisseurs lors du premier contact

Combien de fournisseurs dois-je contacter ?

questions Ă  poser fournisseurs asiatique

Plus, c'est mieux, non ? Prenez un premier contact avec au moins 20 fournisseurs.

Vous devez contacter autant de personnes que possible, car la quantité de réponses que vous recevrez vous aidera à affiner votre liste.

Choisissez trois à cinq des réponses dès qu'elles commencent à vous parvenir.

Pour éviter de vous inquiéter si l'un d'entre eux est en rupture de stock ou augmente ses prix, vous devez en choisir plusieurs. (Si vous dirigez une entreprise assez longtemps, ces problèmes se poseront. Cela arrivera en temps voulu).

Il ne faut pas oublier la règle des 80/20 : seuls 20 % des gens vous conviennent, alors, concentrez-vous sur la recherche de ces 20 %.

Qu’est-ce qui diffĂ©rencie une demande de renseignements d’une demande de propositions ?

Il est essentiel de comprendre la distinction entre une RFP (request for proposal) et une RFQ (request for quotation) quand votre demande de prix concerne des fournisseurs internationaux (request for proposal). Il existe Ă©galement une RFI (request for information).

Lorsque vous savez exactement vos besoins et la demande qui suit, demandez simplement un devis, vous utilisez une RFQ.

Les RFP, en revanche, sont utilisées lorsque vous n'êtes pas certain de vos besoins et que vous voulez que le fournisseur vous propose une solution accompagné de son prix .

Les RFI ne sont utilisées que lorsque vous avez besoin de plus de détails concernant un produit, comme son poids, son prix, son numéro de stock ou d'autres détails.

En outre, RFx, où x peut être changé en I, Q ou P, ils sont souvent utilisés pour une demande générique.

Dois-je envoyer une demande de proposition immĂ©diatement ou dois-je d’abord prĂ©senter mon entreprise ?

communiquer avec fournisseur chinois

Lorsque vous contactez des vendeurs, la première impression est essentielle. Vous voulez projeter une image sérieuse, compétente, mais accessible.

Identifiez-vous ! Décrivez votre marché, votre produit et votre entreprise dans une brève introduction.

Raccourcissez l'introduction. Les messages longs ou complexes ne reçoivent pas de bonnes réponses, comme nous l'avons décrit dans notre billet sur la collaboration avec les fournisseurs chinois (si tant est qu'il y en ait).

Vous pouvez inclure l'appel d'offres dans le même courriel après votre introduction.

Donnez-lui jusqu'à 24 heures pour répondre. Après avoir soumis votre demande initiale au fournisseur, il peut y avoir beaucoup d'allers-retours, alors soyez patient.

Combien de temps dois-je attendre une réponse ? Un jour et demi est-il un mauvais signe ?

délai d'attente fournisseur chinois

Cela dépend, faute d'une meilleure réponse.

En fonction des vacances, des week-ends, de leur charge de travail et de l'intérêt qu'ils portent à vous et à votre entreprise, les fournisseurs réactifs répondront généralement dans les 24 heures ou plus tôt.

Au moins un tiers d'entre eux ne devraient pas répondre. Il se peut qu'ils ne soient tout simplement pas intéressés par ce que vous proposez (commande trop petite, mauvais marché).

Il n'est pas rare que les fournisseurs rejettent votre demande parce qu'ils reçoivent beaucoup de demandes de devis peu fiables de la part des acheteurs.

Pour éviter cela, veillez à ce que vos courriels soient succincts et précis. Lorsque vous établissez un premier contact, sautez les informations personnelles et entrez directement dans le vif du sujet. En général, un ou deux paragraphes suffisent.

Dois-je demander Ă  un fournisseur de m’aider Ă  sĂ©lectionner le produit pour l’Ă©tiquetage privĂ© ?

Il est préférable d'avoir un produit en tête avant de contacter le fournisseur lorsqu'il s'agit de labellisation privée.

Bien que de nombreux fournisseurs soient accommodants et puissent vous aider à choisir un produit, cela peut être coûteux.

Envoyez la demande de devis à la place, puis demandez si le fournisseur a votre produit - ou un produit similaire - en préparation.

Préparez-vous à faire de l'ingénierie inverse de votre conception, ce qui peut prendre du temps si le fournisseur n'a pas de produit comparable sous la main.

Conseil DocShipper : DocShipper s’est chargé de rédiger un article sur toutes les facettes de l’étiquetage, n’hésitez pas à le consulter, cela répondra à vos questions.

Combien de temps dois-je prévoir entre mon premier contact et la commande de mon premier échantillon ?

commande Ă©chantillon fournisseur

Là encore, la qualité de la communication entre vous et votre fournisseur sera déterminante. Cela dépend du nombre de demandes de renseignements, du nombre d'exigences de qualité, de prix, de conditions de paiement, de prix des échantillons, etc. négociés, etc. Prévoyez deux à trois semaines si la marchandise n'est pas spécifique et selon qu'il dispose ou non d'échantillons. Cependant, plusieurs mois d'allers-retours peuvent s'avérer nécessaires avant que les détails ne soient réglés. En faisant appel à DocShipper, vous recevrez un échantillon dans un délai beaucoup plus court. Contactez-nous pour en savoir plus.

Article qui pourrait vous intéresser : Comment demander un échantillon à votre fournisseur ?

J’ai entendu dire qu’il y a beaucoup d’escrocs dans le commerce international. Quelle est la passerelle de paiement la plus sĂ»re ?

Arnaque Docshipper

Bien que Paypal soit l'option de paiement la plus populaire et la plus fiable, vous devez tout de mĂŞme avoir un plan de secours.

Une ligne de crédit bancaire ou un service de séquestre sont deux options plus fiables qui offriront une couche supplémentaire de sécurité au cas où le fournisseur aurait des problèmes.

Les cartes de crédit et les virements électroniques ne sont pas sécurisés, il faut donc les utiliser avec prudence. Western Union est une autre méthode de paiement populaire qui n'est pas protégée.

N'oubliez pas que même s'ils ne sont pas protégés, une fois que vous avez établi une relation de confiance avec vos fournisseurs, vous pouvez toujours les utiliser. En fait, de nombreux fournisseurs n'acceptent rien d'autre pour les achats importants.

Comment puis-je vĂ©rifier la crĂ©dibilitĂ© d’un fournisseur Ă©tranger ?

Il s'agit d'une préoccupation très courante. La fraude est une chose réelle, et elle se produit fréquemment.

Bien qu'il existe plusieurs moyens de vérifier la légitimité d'un fournisseur, entrer en contact avec l'entreprise directement est la méthode la plus rapide. Appelez-les.

Un signe d'alerte est l'absence de numéro de téléphone ou le fait que personne ne décroche lorsque vous appelez.

En outre, demandez au fournisseur une liste de références. Trois références devraient suffire pour déterminer la validité de l'entreprise.

La demande d'une liste de références doit inclure le nom de l'entreprise, l'adresse, le nom du contact, le numéro de téléphone et l'identifiant Skype.

Conseil DocShipper : Docshipper dispose d’un service de vérification des entreprises, si vous souhaitez vérifier le certificat ou licence d'une entreprise en Chine ou en Asie plus globalement. Contactez nos experts !

Comment puis-je ĂŞtre sĂ»r qu’après avoir reçu mes produits, ils ne seront pas dĂ©fectueux ?

Photo doschipper

Demandez toujours un Ă©chantillon avant la fabrication !

Un fournisseur est sans doute en train de vous escroquer s'il prétend ne pas pouvoir honorer votre unique commande.

Demandez des photos du processus de production une fois que vous avez donné le feu vert au fournisseur. Vous pourrez ainsi identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent graves et les corriger. Examinez la qualité du produit dès que vous le recevez. Soyez un peu brutal avec lui et utilisez-le comme le ferait votre client. Vous devriez vous en sortir si le produit dure.

Vous pouvez également faire appel au service contrôle qualité de DocShipper pour envoyer des inspecteurs sur place, qui se chargeront de vérifier si les produits sont conformes au cahier des charges que vous lui avez transmis. Contactez-nous pour recevoir un devis en moins de 24h.

Info DocShipper : N'hésitez pas à nous consulter pour le suivi et le contrôle qualité de vos produits, nos experts seront heureux de vous aider.

Que dois-je faire pour Ă©viter les retards avant la production de masse ?

Maintenir le contact avec la source est la seule vraie solution...

Demandez-lui simplement comment les choses se passent et s'il est en mesure de respecter le plan.

Cela vous permet non seulement d'avoir une idée générale de la date à laquelle votre produit sera terminé et livré, mais aussi de faire savoir au fournisseur que vous êtes pleinement informé de toute évolution liée à la production.

Et vous savez maintenant comment résoudre les problèmes de communication avec les fournisseurs !

Parlez-nous de votre premier contact avec un fournisseur ! Quel défi avez-vous dû relever ? Peut-être la solution que vous proposez aidera-t-elle quelqu'un d'autre à améliorer la communication avec ses fournisseurs.

Conseil DocShipper : Nous vous aidons sur l'ensemble de la procédure d'approvisionnement alors n'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !

  • Vous avez du mal Ă  trouver le produit ? ApprĂ©ciez nos services de sourcing, nous trouvons directement le fournisseurs adĂ©quates pour vous !
  • Vous n'avez pas confiance en votre fournisseur ? Faites appel Ă  nos services d'audit d'entreprise pour vĂ©rifier que ce n'est pas une arnaque !
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Alibaba, Dhgate, made-in-china... Beaucoup connaissent des sites internet pour s'approvisionner en Asie mais combien tombe sur une arnaque ?! Il est très risqué de payer un fournisseur Asiatique à l'autre bout du monde en se basant uniquement sur des promesses ! DocShipper vous propose des services d'approvisionnement complet intégrant les besoins logistiques : achat, contrôle qualité, personnalisation, obtention des license, transport...

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