ERREURS DANS L’APPROVISIONNEMENT EN CHINE [TOP 5]

Vous avez peut-être déjà entendu les histoires d'horreur de certains acheteurs étrangers qui ont subi des pertes en raison de malentendus avec leurs fournisseurs chinois, de retards de production ou de produits de mauvaise qualité. Toutefois, ces erreurs courantes dans l'approvisionnement en Chine peuvent être facilement évitées grâce à des conseils appropriés et à un agent d'approvisionnement adéquat. C'est pourquoi, vous devez connaître ces cinq erreurs courantes dans l'approvisionnement en Chine et savoir comment les éviter.

Des spécifications mal définies

L'erreur la plus coûteuse que vous puissiez commettre en tant qu'homme d'affaires s'approvisionnant en Chine est probablement de ne pas faire passer vos exigences de la manière la plus efficace possible. Lorsque vous traitez avec des fournisseurs chinois, plusieurs obstacles entravent une communication efficace. 

Vous pouvez commettre cette erreur de deux façons : 

1. En ne clarifiant pas les spécifications du produit de manière aussi précise et exacte que possible
2. En bombardant le fournisseur de trop de détails.

Dans le premier cas, lorsque vous n'avez pas fourni tous les détails, vous pouvez vous retrouver avec des conteneurs remplis de produits qui pourraient ne pas vous être utiles. En supposant que le fournisseur s'occupe de la conception du produit et en laissant une décision aussi importante à vos fournisseurs chinois, vous aurez l'impression (avec tout le respect que je vous dois) de vivre dans un paradis de fous. Si le fournisseur participe à la conception du produit, il peut revendiquer le droit de propriété intellectuelle (DPI) de votre produit. Le produit final sera totalement différent de l'idée que vous avez en tête, le design ne conviendra pas à votre marché cible, ou le code à barres ne sera pas lisible par une machine - ce ne sont là que quelques dangers liés à la non-définition des spécifications.

La barrière de la langue est une grande réalité lorsque l'on s'approvisionne en Chine, mais n'êtes-vous pas déjà au courant ? C'est de votre faute si vous connaissez le problème et que vous vous y rendez quand même sans être préparé. Vous pouvez résoudre ce problème en engageant une aide pour définir vos exigences le plus clairement possible. Un autre problème se pose lorsque les entreprises fournissent trop de détails et se détendent ensuite. Même si vous avez défini le cahier des charges, confirmez et revérifiez pour être sûr. 

DocShipper vous propose une solution en quatre points pour remédier à cette erreur : 

1.   Faire travailler séparément les équipes d'ingénierie et de fabrication pour la conception du produit
2.   Rendre les spécifications extrêmement claires pour le fournisseur
3.   Confirmer et revérifier si le produit répond à vos spécifications
4.   Faites-vous aider par une personne expérimentée pour ce travail.

Ne pas comprendre le coût réel

Imaginez cela : Vous êtes heureux de recevoir les devis de fournisseurs chinois et vous rêvez déjà des gros profits que vous allez réaliser. Cependant, vous vous rendez compte que le coût des marchandises achetées dépasse le montant indiqué dans le devis, et vous commencez soudain à paniquer. C'est le scénario qui se produit souvent lorsque les entreprises ne saisissent pas l'idée du coût total au débarquement.

En bref, il s'agit du coût global de l'approvisionnement d'un produit en Chine, du début à la fin. Cependant, la plupart des fournisseurs ne mentionnent que le coût unitaire. Faites attention aux termes tels que FOB, CFR ou CIF, et comprenez qu'ils ne signifient pas le coût total au débarquement. Il existe un certain nombre de coûts dominants et cachés dont vous devez tenir compte.

Deuxièmement, évitez les erreurs courantes liées au prix dans l'approvisionnement en Chine en discutant des prix forfaitaires avec un professionnel. Il s'agit de décisions importantes, comme celles de savoir si vous allez investir dans l'équipement de l'usine ou fournir des outils et des spécifications personnalisés, quel sera le coût de la garde ou de l'assurance, et combien vous paierez pour le transport et la logistique. Gardez également un œil sur les fluctuations des taux de change ou bloquez le prix si possible. Enfin, soyez prêt à faire face aux urgences ou aux dépenses de dernière minute.

Ne pas faire preuve de diligence raisonnable

Un certain nombre d'entreprises sous-estiment le pouvoir de la diligence raisonnable, et c'est ce qui entraîne des conséquences désastreuses. Faire preuve de diligence raisonnable devrait figurer sur votre liste de choses à faire lorsque vous vous approvisionnez en Chine. Après tout, un homme d'affaires intelligent comme vous ne voudrait jamais devenir la cible d'escroqueries.

Il est naturel d'être impressionné par les stands sophistiqués des salons professionnels ou par les représentants expérimentés des fournisseurs chinois. Cependant, la réalité de l'usine de production n'est pas toujours aussi agréable. La plupart du temps, les représentants ne connaîtront même pas la réalité des fournisseurs eux-mêmes, car ils ne sont que des intermédiaires.

Même si vous êtes sûr à cent pour cent de la crédibilité de votre fournisseur, il est toujours préférable de faire preuve de diligence raisonnable. En fonction des besoins de votre produit et des subtilités de votre affaire, la diligence raisonnable prendra son temps. Vous pouvez demander des informations régulières sur le fournisseur, notamment sur les licences qu'il détient et sur ce que les clients précédents ont à dire à son sujet. Vous pouvez également vérifier l'équilibre financier et l'environnement industriel du fournisseur. Il existe plusieurs moyens de procéder à un contrôle préalable, dont certains sont détaillés ci-dessous :

•     Examens en ligne : Si votre fournisseur est présent en ligne, essayez de consulter les avis des clients en ligne. Vous aurez ainsi une idée superficielle des problèmes que le fournisseur a rencontrés avec les clients dans le passé. Cependant, ne vous fiez pas entièrement à ces avis, car il peut s'agir de faux avis provenant de comptes zombies ou d'avis payés.
•     Analyse documentaire : Consultez le site web du fournisseur et contactez-le par téléphone afin de recueillir le plus d'informations possible à son sujet. Si le fournisseur n'a pas de site web pour une raison quelconque, essayez d'utiliser d'autres ressources pour le contacter et apprendre à mieux le connaître.
•     Vérifiez les licences et les certificats : Si le fournisseur est affilié à un géant du B2B comme Alibaba, vous n'aurez pas à le faire. Toutefois, pour faire preuve de diligence raisonnable, vous devrez vérifier son enregistrement, sa certification et ses licences. Le fournisseur vous fournira très probablement une copie de sa licence d'exploitation chinoise avec des détails tels que le nom, l'adresse, le propriétaire légal, le capital social et d'autres informations sur l'entreprise. Si le fournisseur refuse de vous montrer la licence, il s'agit d'un drapeau rouge. Vérifiez également l'enregistrement local du fournisseur auprès de la Chambre du commerce et de l'industrie (CCI). Il s'agit d'un enregistrement officiel, et les registres peuvent être vérifiés en ligne à l'aide du numéro d'enregistrement de l'entreprise. Toutefois, il est possible que ces registres ne soient pas nécessairement à jour. Comme tous les sites web et les documents sont en chinois, vous aurez besoin de l'aide d'un locuteur chinois.
•     Visitez le fournisseur en personne : La visite en personne des fournisseurs en Chine présente des avantages à long terme. Le fait d'y être présent vous aidera à tout comprendre et à mener les entretiens en face à face. Vous pouvez également faire appel à des facilitateurs tiers pour évaluer les fournisseurs et inspecter leurs installations. Apprenez tout sur les fournisseurs, y compris leur capacité de production, leur processus d'inspection de la qualité, leur capacité de R&D et d'autres facteurs importants qui peuvent affecter le produit.
• Engagez un agent de sourcing fiable : Comme les agents de sourcing sont expérimentés dans l'exécution de contrôles préalables, vous pouvez en engager un pour faire le travail rapidement et efficacement pour vous.

Ne pas auditer l’usine ou la source

Ainsi, votre fournisseur chinois vous a donné sa parole pour vous assurer la meilleure qualité de produit. Super ! Mais cette promesse est-elle suffisante lorsque l'argent et la réputation de votre entreprise sont en jeu ? Non, et ne pas comprendre ces risques est une autre des erreurs courantes en matière d'approvisionnement en Chine. Lorsque l'on s'approvisionne en Chine, il est impératif de procéder à un audit de l'usine et de mettre en place un système de contrôle et d'assurance qualité. Il n'existe aucun fournisseur dans ce monde qui promettrait de fournir un produit de mauvaise qualité, et les fournisseurs chinois ne sont pas différents. Ils vous montreront ce qu'il y a de mieux pour vous assurer d'être leur client. Les échantillons de produits seront parfaits, mais le contrôle de la qualité déterminera si les autres produits du lot ont la même qualité ou non.

Ne pas signer de contrats écrits

Les contrats écrits sont votre bouée de sauvetage lorsque vous vous approvisionnez en Chine. La plus grande erreur que vous pouvez commettre est de ne pas signer de contrat avec votre fournisseur. Aujourd’hui, les accords oraux et les simples bulletins de paiement n'ont aucune valeur. Un contrat écrit détaillé sert à vous engager juridiquement et à protéger vos intérêts. Les entreprises étrangères commettent cette erreur lorsqu'elles ne se rendent pas compte que la structure juridique en Chine est différente de celle de leur pays d'origine.

Votre contrat doit comprendre les détails de toutes les parties concernées, les conditions acceptées sur les échantillons, le prix, la qualité et la logistique. Tous les termes doivent être clairement définis, tels que la qualité du produit, la livraison dans les délais, etc. Le contrat doit également comporter les conditions de paiement, le choix de la loi, la responsabilité en cas de rupture du contrat, les clauses de règlement des litiges et les honoraires de l'avocat.

Même si vous avez un contrat que vous avez utilisé dans le passé, il est conseillé de consulter un avocat pour en rédiger un nouveau et en négocier les termes en votre nom. La meilleure solution est de faire appel à un avocat spécialisé dans les transactions transfrontalières et ayant l'expérience des relations avec les fournisseurs chinois. La signature d'un contrat écrit avec votre fournisseur en Chine vous apportera la tranquillité d'esprit.

S'approvisionner en Chine est rentable, et en évitant les erreurs susmentionnées, vous pouvez le garder ainsi. Pour réussir dans les affaires, il faut de l'expérience, et si vous êtes nouveau dans le domaine, vous avez besoin d'un agent de sourcing de premier ordre pour vous aider à tirer profit des avantages de l'importation en provenance de Chine. Chez DocShipper, nous sommes prêts à vous aider.