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Approvisionnement & fournisseurs à Hong Kong [GUIDE ULTIME] | Chapitre 2 : Préparation de l’exposition Global Sources

La préparation d’un salon d’exposition demande énormément de travail pour les visiteurs (importateurs) mais aussi pour les exposants (fournisseurs), de nombreux conseils vous seront apportés le long de ce guide, sur la méthode d’approche envers les fournisseurs ou les produits que vous souhaitez commercialiser.

Les caractéristiques de la préparation pour l’exposition

Il est important d’effectuer des recherches pour percevoir le maximum d’informations durant la visite du salon Global Sources à Hong Kong.

De nombreux visiteurs sous-évaluent l'enjeu du salon et ne prennent pas le temps de découvrir les différents secteurs étant les plus importants pour ces derniers.

De ce fait, ce salon nécessite un minimum d’élaboration pour s'assurer de connaître d'abord vos produits/fournisseurs essentiels avant de se laisser entraîner par la multitude de produits exposés.

Déterminez vos objectifs pour la visite

Il est primordial d’inclure des objectifs à cette visite :

  •  Créer des liens avec vos fournisseurs existants.
  • Participer à une présentation sur un domaine ou un secteur susceptible de nous intéresser. Global sources, avait organisé une présentation pour les "les entreprises basées sur Amazon"et pour "startups de matériel et de fabrication informatique".
  • Faire la rencontre et identifier de nouveaux fournisseurs pour votre produit. 
  • Sauter sur de nouvelles occasions, par exemple de nouveaux produits entrant sur un marché, sera pour vous une opportunité.

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Les recherche à effectuer avant la visite du salon Global Sources

Une recherche approfondie et maîtrisée

Il est indispensable pour votre préparation, d’effectuer une recherche approfondie et maîtrisée: ceci est une étape très importante. Elle vous servira de guide pour les prix, les détails des produits, la conformité, les normes des fournisseurs et bien plus encore.

S’informer sur votre pré-visite du salon Global Sources

Une fois cette étape effectuée,  nous connaissons les produits dont nous avons besoin, il est favorable d'envoyer des messages ou des e-mails afin de demander des devis aux fournisseurs potentiels pour votre visite, qu'ils soient au salon ou non. Grâce au portail Business to Business de Global Sources, recevez des devis pour avoir des prix de référence. Les fournisseurs vous invitent à faire un devis pour votre produit, ceci est un processus commercial standard.

Par rapport à beaucoup d'autres salons,  l'avantage de Global Sources est qu'il possède un portail Business to Business plutôt bien organisé qui rend le fonctionnement beaucoup plus simple.  Vous maîtriserez vos questions de suivi et serez en bonne posture pour négocier lors du salon en entrant en contact avec le fournisseur par à travers du portail et en obtenant des devis avant votre visite.

Effectuer vos propres recherches

Dans ce cas, la meilleure option est de ne pas vous limiter au portail Global Sources. Vous pouvez aussi obtenir des devis à l’aide de sites internet et en sollicitant les fournisseurs de manière active.

C'est un moment convenable pour analyser les rapports de vérification de crédit des fournisseurs afin de se faire une image de la taille et l'activité du fournisseur avant de le rencontrer au salon.

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Créez le premier lien avec vos fournisseurs

Quelles sont les caractéristiques qui vous font perdre l’attention des fournisseurs en Chine ?

Le comportement des fournisseurs face aux e-mails reçus d’importateur

Beaucoup d’importateurs sont mécontents car beaucoup de fournisseurs chinois mettent souvent du temps à répondre aux e-mails ou ne répondent jamais aux demandes de devis envoyées par e-mail. Ce sujet est souvent source de débats, nous allons le traiter en détail.

Pour des raisons  pratiques et culturelles, les fournisseurs chinois ne prennent pas la peine de répondre ou sont lents à répondre aux e-mails.

Les raisons peuvent être diverses :

  • Décalage horaire
  • Ils reçoivent beaucoup d’e-mails pour des renseignements, la plupart ne sont pas sérieux. 
  • Les fournisseurs préfèrent entretenir un rendez-vous en face à face.
  • Les courriels se perdent souvent, ils manquent d'organisation.
  • Beaucoup sont simplement destinées à l'analyse de performances.

Le manque d'investissement perçu par les fournisseurs

De nombreux fournisseurs ne prennent toujours pas au sérieux les demandes de renseignements en ligne, il faudrait que l'importateur se déplace en Chine pour montrer qu’il est investi dans son projet.

Un simple appel téléphonique relève un taux d'investissement plus important qu'un e-mail et constitue un critère de tri efficace pour les fournisseurs.

Il suffit que la demande de l’importateur ne soit pas assez précise

 C'est l'un des problèmes les plus fréquents pour les nouveaux importateurs. Les propositions du genre "Je souhaite importer des montres de Chine" ne sont pas censées recevoir tellement de réponses de la part des fournisseurs.

Entreprise fantôme 

De nombreux fournisseurs figurant sur les portails Business to Business ont souvent l’habitude d’être non fonctionnel, la plupart du temps sur les portails gratuits. Ils sont souvent inactifs car ils ont fermé leur entreprise.

L'entreprise ne conçoit plus le produit en question 

Les moyennes et petites entreprises ont pour habitude de changer de ligne de production toutes les années, elles conçoivent un produit totalement différent et vont jusqu’à quitter leur secteur d’activité en fonction des tendances. Cela est quotidien pour les usines d'assemblage qui ajoutent peu de valeur au processus de fabrication.

Une quantité trop faible pour le fournisseur

 C’est la raison la plus fréquente pour laquelle les fournisseurs ne souhaitent  pas répondre aux demandes. La quantité est l’élément déclencheur chez un fournisseur plus la quantité est grosse, plus il gagne cela affecte la faisabilité du processus de fabrication et la tarification du point de vue de l'usine.

Les QM sont mises en œuvre pour attester que la mise en forme d'un produit est valide pour une usine. Donc, quand les usines reçoivent des commandes de petites quantités, elles ne prennent pas le temps d'y répondre. Le message "La première commande d’essai sera une petite quantité, puis d’une grosse commande si le produit est à la hauteur de mon espérance" ne marche plus non plus, sauf  elle est dite de manière plus originale.  

Barrière de la mentalité et de la langue en Chine

La langue peut être souvent un handicap des deux côtés, de l’importateur ou du fournisseur. Le manque de compréhension entre ses deux parties peut être source d’incompréhension, voire de conflit. L’échange ne se fera donc pas et aucun des deux n'atteindra son objectif.

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Comment amener les fournisseurs à répondre à vos e-mails ?

 Maintenant que nous avons une petite idée sur le fait que les fournisseurs ne répondent pas aux emails des clients, observons quelques techniques que vous pouvez mettre en place pour augmenter votre taux de réponse. Noter des conditions détaillées sur le produit, un message ayant très peu d'informations sur le produit souhaité n'est pas pris au sérieux. Cela explique que l’importateur n'est pas concentré dans son projet, qu’il n’a sûrement pas effectué ses propres analyses et qu'il y a donc peu de probabilité que la demande de l’acheteur finisse à un contrat pour le fournisseur.

Lorsque des demandes de renseignements sur un ou des produits possèdent des informations limitées, il y a 95 % de chance que ces demandes n'aboutissent pas à des affaires. L’importateur n'est pas prêt à importer, ou du moins il est trop tôt pour ce dernier d’effectuer cette transaction.

Étant une société de sourcing, un importateur à un niveau encore trop tôt pour lui n'est pas toujours un souci pour nous, étant spécialiste dans l'assistance pour les acheteurs. 

Cependant, pour les usines, ce n’est pas la meilleure idée à faire, elles n'ont ni le temps ni les ressources pour accompagner l'acheteur et l'amener au niveau où il est prêt à effectuer l'importation.  Il n'y a pas de rentabilité certaine en utilisant ce moyen de formation, elles ont beaucoup d'autres demandes à traiter.

La description détaillée visant les produits peut jouer en votre faveur et votre taux de réponse sera satisfaisant. Cela vous démarquera des autres dans la boîte de réception du fournisseur. Vous montrerez au fournisseur que vous maîtrisez bien le produit et le marché de ce produit et que vous êtes vraiment intéressé et d'être un potentiel importateur. Un document bien organisé, disposant de beaucoup d’informations permettra aussi  de minimiser le dialogue avec les fournisseurs qui répondent à votre premier courriel. Cela diminue le nombre de questions de suivi.

Maîtriser le produit en question

Il peut vous arriver de ne pas connaître toutes les caractéristiques d’un produit.

Par exemple, si il est question d'un nouveau produit que vous cherchez à commercialiser.Dans cette mesure, tentez d'avoir ne serait-ce qu'une ou deux offres de prix afin de pouvoir envoyer des messages à pleins d’autres fournisseurs. Généralement, les premiers fournisseurs vous donneront  pleins d'informations sur le produit si vous posez les bonnes questions. Vous serez donc mieux préparé quand vous contacterez d'autres fournisseurs.

Cette préparation possède un autre avantage, celui est que les fournisseurs ressentent que vous maîtrisez le secteur et le produit, et ils ont même souvent l’habitude de vous vendre à des prix plus bas. Si vous ne disposez d’aucune connaissance sur le produit et que vous faites preuve de naïveté, ils voudront vous proposer des prix plus conséquents. Les fournisseurs ont la capacité de reconnaître les importateurs expérimentés ou non à distance.

Enfin, cet article vous amènera aussi à identifier la moindre différence entre la marchandise des fournisseurs pour être sûr de comparer des produits identiques et de mieux comprendre les raisons des différences de coûts entre les fournisseurs.

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Fournir des détails sur la commande

Sur la commande que vous souhaitez faire au fournisseur, vous devez renseigner des détails sur le produit, mais aussi des détails sur la "quantité" de la commande. Si vous voulez un devis, la première question que vous posera un fournisseur chinois sera : "Quelle quantité souhaitez-vous ?”

Au cas où cette information n’est pas renseignée, le devis sera déterminé et basé sur le MOQ. Apporter ces informations résultent une concordance entre  le fournisseur et votre taille, car la quantité de votre commande n’est peut être pas appropriée pour certains fournisseurs.

C'est en effet utile, si vos quantités correspondent au moins à la quantité minimale demandée ou si vos quantités sont assez conséquentes, puisque vos quantités sont des acteurs de votre argument de vente. 

Si vous souhaitez traiter avec des quantités faibles et que vous souhaitez continuer de travailler avec des fabricants, essayez les techniques "discrètes", mais cela rend le projet beaucoup plus long et complexe.

Mise à part la quantité, il est généralement nécessaire d'être honnête sur le pays d'importation, les modalités en termes de documentation et pleins d'autres détails importants comme les incoterms pour lesquels il vous faut parvenir un devis, c'est-à-dire FAS, CIF, DPU etc.

Se positionner en tant que "Hot prospect"

Comme les acheteurs, les fournisseurs choisissent et évaluent les potentiels prospects, pour pouvoir mobiliser leurs ressources humaines dans la recherche des meilleurs prospects, c'est-à-dire les "Hot Prospects".

Il est donc nécessaire en tant qu’acheteur que vous soyez perçu comme un bon prospect.

Comment et pourquoi les fournisseurs caractérisent-ils un "Hot prospect" ? Un “Hot prospect” pour un fournisseur serait un acheteur qui :

  • est prêt à acheter en Chine "TOUT DE SUITE".
  • a les fonds nécessaires pour atteindre ses exigences en termes de qualité.
  • qui possède un "potentiel de répétition".

Ayant cumuler de nombreuses informations sur votre produit en question, aux yeux des fournisseur vous pouvez apparaître comme un "Hot Prospect" :

  • en vous présentant comme une entreprise
  • ayant un site Web professionnel pour votre entreprise
  • Fournissez une brève présentation de l'entreprise. 

Quelques lignes sur votre entreprise et vos importations chinoises précédentes si c'était le cas, cela fera une grande différence, car un nouvel importateur = un taux faible de renouvellement.

Suivi téléphonique

A cette étape, la "différenciation culturelle" s’explique très clairement. 

En envoyant un e-mail à une personne se trouvant en Chine, ne veut pas dire que celle-ci est forcément obligée de répondre. Dans le cas d’un appel téléphonique, il est souvent indispensable de lui informer l'existence de votre e-mail envoyé pour qu'il puisse prendre votre courriel au sérieux.

Ce simple fonctionnement dans vos relations avec les fournisseurs chinois peut jouer en votre faveur vous le verrez dans votre taux de réponse. 

Pas mal d’Occidentaux diront que c'est une preuve que le fournisseur chinois n'est pas très professionnel et, bien que cela possède une part de vérité, la différence culturelle joue un rôle crucial dans cet échange, plus vous maîtriserez cette différence plus il vous sera facile de négocier avec un fournisseur chinois. 

Si vous refusez d’appeler ou si vous êtes lassés de la différence de langue, alors dans ce cas dirigez vous vers une équipe chinoise bilingue d'une société de sourcing comme Global Sources.

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Se rendre dans le pays du fournisseur

Visiter la Chine

Visiter la Chine et directement faire connaissance avec le fournisseur en face à face pourrait être la meilleure solution, si votre produit est vraiment rare ou si vous ne recevez pas de réponse de sa part, ou  si votre fournisseur est un monopole dans son domaine ou même plus important, une entreprise d'État.

Il est clair que si vos ressources financières ne justifient pas cette visite, il est sûrement appréciable que votre produit ne soit pas conforme aux critères de qualité de ces fournisseurs.

Dans ce cas, la recherche de produits alternatifs peut être un moyen plus adapté.

Si vous comparez la démarche des fournisseurs comme un moyen de vente, vous observerez que quelques modifications dans votre approche peuvent faire basculer votre taux de réponse. 

Faites une liste de questions à poser aux fournisseurs avant la visite

Posez beaucoup de "bonnes" questions, et vous en apprendrez beaucoup sur le produit surtout lorsqu'il s'agit d'expédition, de QMO, de certifications, de FAB et de politiques des fournisseurs.

Vous pouvez utiliser la liste de contrôle ci-dessous comme exemple lors votre rendez-vous, à modifier selon votre secteur d'activité et de votre produit.

Liste de contrôle des fournisseurs 

Questions à poser aux fournisseurs :

  • Certifications des produits
  • Externalisent-ils (une partie) de leur production ?
  • Nombre de travailleurs
  • Fabricant ou négociant
  • Principales lignes de produits
  • Processus de production
  • Adresse et site Web de l'usine
  • Fabriquent-ils certains des composants ou se contentent-ils d'assembler les différents composants ?
  • Expérience en matière de tests de sécurité des produits
  • Principaux marchés d'exportation
  • Normes de produits
  • Expérience en matière d'audit et d'inspection d'usine
  • MOQ des commandes et délais de production
  • Capacité de production
  • Nombre d'années d'existence de l'entreprise

Quand vous posez des questions techniques sur le produit, les procédés  et les éléments  de fabrication, c'est à ce moment-là que vous vous différenciez par rapport aux autres. Vous vous démarquez en tant qu'acheteur qui connaît le produit, ce qui montre que vous avez moins de chances d'obtenir des "prix de débutant".

Conseil de pro : Son processus de fabrication et le procédé de fabrication est la meilleure référence pour se familiariser avec un nouveau produit, il y a beaucoup d'excellentes vidéos sur Youtube avec les divers produits qui sont fabriqués.

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Info DocShipper : Pour avoir plus d'information sur les fournisseurs chinois et les démarches d'approvisionnement, vous pouvez également lire notre article sur l'approvisionnement en Chine

Conclusion

Afin d’échanger dans les meilleures conditions possibles, et effectuer des affaires sur une longue durée, le fournisseur et l’acheteur doivent en apprendre le plus sur l’un et l’autre pour éviter toutes sortes de conflits ou de malentendus. En ce qui concerne l’e-mailing essayer d’être le plus informé possible sur le produit afin de rendre le travail plus simple pour le fournisseur, cela sera un gain de temps et d’argent puisqu’il y a de grande chance qu’il réduise ses prix.

La préparation de l'importateur au salon Global Sources sera alors certainement réussie.

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