Vérification des antécédents
Vous cherchez donc un fournisseur, vous voyez de beaux échantillons sur Alibaba / Global Sources, et vous aimeriez faire quelques recherches sur l'entreprise avant d'entrer trop profondément dans les discussions. Heureusement, vous pouvez vérifier la légitimité et la réputation de l'entreprise sur Internet, dans les bases de données gouvernementales et auprès des fournisseurs de services. Il existe principalement 7 façons pour un fournisseur chinois de tromper un importateur. Elles peuvent être classées en deux catégories :
Mauvais comportement
Disparaitre après le versement d'un dépôt, ou d'une redevance pour les échantillons, est bizarre.
- Augmentation des prix après le transfert d'un dépôt.
- Les prix augmentent d'une commande à l'autre, sans rapport avec l'augmentation des coûts de production.
- Manque de respect des droits de propriété intellectuelle (vente du dessin ou modèle de l'acheteur à d'autres clients).
- Manque de transparence (sous-traitance en dehors d'un établissement agréé, modification d'un composant sans préavis, etc.)
Manque de compétence/expérience
- Manque de fiabilité : livraisons tardives, communication incohérente...
- Mauvaise volonté/incapacité à atteindre la norme de qualité souhaitée.
La moindre petite fraude (par exemple, prétendre être un fabricant alors qu'il s'agit en réalité d'une société commerciale) EST une fraude. S'ils mentent à ce sujet, ils mentiront aussi sur d'autres choses.
Comment vérifier une entreprise chinoise ?
Voici quelques conseils :
Mentionnez que vous ferez auditer leur usine par un organisme tiers. Regardez leur réaction. Est-ce qu'ils l'accueillent favorablement ?
- Mentionnez que vous ferez inspecter leur production par un organisme tiers avant la finale paiement. Même idée.
- Ouvrez Google et recherchez "[nom de l'entreprise] arnaque".
- Consultez plusieurs annuaires en ligne (Alibaba, Global Sources, Global Market, Made In China...) et voir si leurs profils sur ces différents annuaires sont cohérents.
- En même temps, regardez les informations qui ont été vérifiées de manière indépendante par les annuaires.
- Le fournisseur a-t-il participé à un salon professionnel ?
- Demandez un échantillon et demandez à le payer sur le compte bancaire de l'entreprise. Ensuite, demandez leur adresse pour que VOTRE société de messagerie vienne chercher le colis.
- Demandez à une agence de vérifier l'enregistrement de la société
Si vous suivez ces étapes, vous réduirez considérablement vos chances de vous faire escroquer. Dans les chapitres suivants, je décrirai d'autres moyens de contrôler un fournisseur potentiel.
Évaluation subjective sur place
Jusqu'à présent, vous avez identifié un fournisseur potentiel, vous avez vérifié sa réputation et sa légitimité, vous lui avez posé des questions avant une visite et il est maintenant temps de lui rendre visite en Chine.
Sont-ils adaptés à votre entreprise ?
Nous suggérons généralement d'évaluer les facteurs suivants :
- Importance de vos commandes (si elles représentent 0,5 % de leur capacité, pourquoi s'intéresseraient-elles à vous ?)
- Objectif principal (travaillent-ils actuellement sur des commandes à fort volume et de faible qualité, ou sur des commandes à faible volume et de qualité supérieure ?)
- Saisonnalité (sont-ils généralement très occupés à la période de l'année où vous aurez besoin d'eux pour passer vos commandes ?)
- Le personnel clé (si le directeur de production ou l'ingénieur en chef part, tout s'effondrera-t-il ? Ou bien y a-t-il une organisation mature en place) ?
- Personne de contact (travaillerez-vous avec un vendeur intelligent et expérimenté qui n'est pas déjà surchargé de travail ?)
- Respect de la propriété intellectuelle (lorsque vous regardez les dessins des autres importateurs dans la salle d'exposition, le vendeur est-il désireux de vous les vendre tous ?)
Prenons un exemple. Vous avez le choix entre 2 usines :
Sont-ils bien gérés ?
Après avoir travaillé en étroite collaboration avec un certain nombre d'usines chinoises, nous avons remarqué des signaux apparemment faibles auxquels il faut prêter attention. Si vous voyez plusieurs des 6 signes énumérés ci-dessous, vous pouvez parier que l'usine est mal gérée et que vous rencontrerez de sérieux problèmes :
1. Le patron ne se préoccupe de rien reste dans son bureau et ne sort jamais de l'atelier de production.
2. Les gestionnaires ne peuvent pas donner de réponses à des questions précises, car ils ignorent les processus.
3. Il y a beaucoup d'espace de bureau pour les superviseurs de production, qui s'occupent des courriels plutôt que de former leur personnel et de régler les problèmes.
4. De nombreuses personnes, ou de petits services, ont des bureaux individuels - cela rend la communication plus difficile et la corruption plus facile.
5. Il n'y a aucun effort de gestion visuelle (mesures affichées sur les murs, les équipements, les écrans de télévision, etc. et utilisées pour gérer les opérations) et peu de gens savent ce qui se passe réellement.
6. Les opérateurs de production sont payés à la pièce, et non à l'heure (cela semble être une bonne chose pour la plupart des propriétaires d'usines, mais en fait, c'est un obstacle important à l'amélioration de leur organisation).
Si possible, vous devriez avoir une conversation avec le patron. Posez-lui quelques questions et évaluez s'il va faire échouer son entreprise. Voici quelques questions que vous pourriez vouloir poser :
1. Il possède une expertise technique dans ses principaux produits et procédés
2. Il a une stratégie. Il ne s'attaque pas à toutes les opportunités
3. Il est à la recherche de profits et d'une activité stable, et pas seulement d'une croissance rapide
4. Il n'est pas prêt à dépendre d'un seul gros client. Il veut éviter les risques élevés.
L’usine est-elle bien installée ?
Voici donc une liste de choses que l'on peut observer lors de la visite d'une usine :
- Le sol de production est-il propre ? Les produits sont-ils en contact direct avec le sol ?
- Les toilettes des travailleurs sont-elles propres ?
- Ont-ils investi dans de nouveaux équipements récemment ?
- Le propriétaire possède-t-il une voiture chère alors que les équipements de production sont vieux et mal entretenus ?
- Les travailleurs portent-ils des équipements de protection (masques, gants...) lorsqu'ils effectuent des opérations dangereuses ?
- Les opérateurs ont-ils peur, sont-ils nerveux lorsque vous vous arrêtez pour les regarder ?
- Les opérateurs sont-ils pour la plupart jeunes (plus impliqués dans leur travail, plus adaptables) ou âgés ?
- La production est-elle organisée dans des îles isolées (une mauvaise chose) ? Y a-t-il beaucoup de travail en cours dans l'atelier (également une mauvaise chose) ?
- Quelles sont les opérations qu'ils effectuent ? S'il ne s'agit que d'emballage, vous perdez votre temps (la véritable action est ailleurs).
- Quels autres clients servent-ils dans les pays auxquels vous vendez ? Regardez les étiquettes sur la chaîne d'emballage.
Audits de qualité en usine sur place
Travailler avec un fabricant doté d'un système de qualité solide garantit que les "très mauvaises surprises en production" sont moins susceptibles de se produire qu'avec une usine moyenne.
Deux raisons pour lesquelles peu d’usines chinoises disposent d’un système de qualité solide
Tout d'abord, de nombreux propriétaires d'usines ont une perspective à très court terme. Heureusement, cela change peu à peu. Les propriétaires d'usine qui se concentrent sur le long terme (garder les bons clients satisfaits avec une bonne qualité) ont tendance à mieux réussir que ceux qui ne pensent qu'à leur trésorerie en fin de compte.
Deuxièmement, peu de directeurs d'usine chinois ont un diplôme d'études supérieures. Ils n'ont aucune notion de la pensée systémique.
Qu'est-ce que cela veut dire ? Ils veillent très rarement à ce que la boucle de rétroaction (de la recherche du problème à l'identification de la cause jusqu'à la résolution du problème à la source) soit en place. Cela signifie qu'ils n'ont pas de "système" en place.
Les certifications ISO 9001 ne signifient pas grand-chose en Chine
La triste vérité est que vous ne pouvez pas faire confiance à un certificat ISO 9001.
L'ISO 9001 en soi n'est pas une mauvaise norme. Cependant, quelque chose a terriblement mal tourné dans la mise en œuvre du système d'enregistrement/de certification, et aucun professionnel de l'industrie en Chine n'accorde le moindre crédit à une certification ISO 9001.
Il y a plusieurs raisons à cela :
- De nombreux bureaux d'enregistrement sont très laxistes, sinon ils n'auraient pas d'activité (les personnes auditées sont leurs clients).
- De nombreux fabricants paient des consultants pour passer la certification sans travailler sur les fondamentaux de leur organisation.
- De nombreux auditeurs tiers sont heureux de fermer un œil en échange d'un pot-de-vin.
Quel est le minimum que vos fournisseurs doivent faire, en termes de qualité ?
La réponse est : "ça dépend".
Vous devez d'abord comprendre les différences que vous pourriez trouver entre deux usines. Voici quelques exemples concernant le contrôle de la qualité en cours de fabrication :
- Elle est peut-être très rudimentaire - par exemple, le propriétaire d'un atelier de 30 personnes regarde la production et décide lui-même si elle est "assez bonne".
- Elle est peut-être un peu plus avancée : les responsables de la chaîne de production, ou un technicien du contrôle qualité, essaient de remarquer les produits défectueux et les mettent de côté, et ils cochent quelques cases sur un formulaire.
- Elle est sûrement plus avancée, avec des jauges "go/nogo", des inspections successives par les opérateurs de production, et/ou des capteurs numériques.
Dans chaque cas, un système de qualité est en place, mais le degré de contrôle est différent par ordre de grandeur.
Que faut-il donc exiger comme base de référence minimale ?
Nous pensons donc à deux facteurs :
- Un grand fabricant peut-il être intéressé par votre entreprise à court et à long terme ? Si la réponse est oui, alors vous pouvez exiger un système de qualité solide. Sinon, vous devrez travailler avec des installations plus petites qui ne seront pas aussi bien organisées.
- Pouvez-vous suivre de très près la production ? Si vous le pouvez, parfait. Vous pouvez travailler avec un atelier relativement désorganisé et, avec un peu de chance, détecter tous les problèmes avant qu'ils ne deviennent sérieux. Si vous ne pouvez pas, vous devrez travailler avec des fournisseurs bien organisés.
Qu’est-ce qui est contrôlé lors d’un audit de qualité en usine ?
Voici les points les plus importants à auditer selon Docshipper :
1. Vérifie-t-il (et parfois rejette-t-il) les livraisons de son fournisseur ? (Il s'agit là d'un énorme trou dans les systèmes de la plupart des fabricants chinois).
2. Disposent-ils de tous les équipements de test nécessaires pour garantir que leurs produits fonctionnent comme prévu et sont sûrs ?
3. Les composants et les matériaux sont-ils stockés de manière adéquate ?
4. Les matériaux non conformes sont-ils identifiés ?
5. Les opérateurs de production savent-ils ce qu'ils sont censés faire ? Ont-ils été formés ? Ont-ils des instructions de travail qu'ils comprennent et suivent ?
6. Quelques étapes critiques du processus ont une forte incidence sur les caractéristiques des produits qui vous intéressent. Les superviseurs ou le directeur de la production peuvent-ils vous indiquer ces étapes ? L'usine a-t-elle fait quelque chose de spécial pour eux ?
7. Si votre produit est très personnalisé, l'usine acceptera-t-elle de faire un essai pilote avant la première production ?
Audits de conformité sociale
Vous avez donc contrôlé un fournisseur potentiel par des vérifications d'antécédents et un audit de qualité de l'usine. Super. Vous devrez peut-être aussi vérifier leur politique sociale et environnementale si vous êtes dans l'un de ces cas :
- L'un de vos clients vous demande de travailler avec des fabricants responsables,
- Votre marque pourrait être ternie si une histoire négative est publiée dans la presse,
- Votre marque promet certaines choses qui ne doivent pas être considérées comme allant de soi (par exemple, des fermes et des abattoirs sans cruauté).
Ce qui est habituellement vérifié
Il existe plusieurs normes (SA8000, BSCI...) et de nombreuses exigences propres aux détaillants . Voici un aperçu de ce qui est contrôlé dans la plupart des audits de conformité sociale.
Coopération de la direction de l'usine et respect des lois
- La direction coopère-t-elle avec l'auditeur ?
- Le salaire minimum, les contrats de travail, les prestations obligatoires, etc. sont-ils conformes à la législation locale ?
Travail volontaire
- Travail des enfants ?
- Tout travail forcé, discipline excessive, etc.
Heures de travail
- La loi locale est-elle respectée en ce qui concerne le nombre d'heures normales, le nombre maximum d'heures supplémentaires, les pauses, etc.
Santé et sécurité
- Des risques d'incendie ? Des équipements suffisants pour arrêter un incendie ?
- Espace suffisant pour les voies d'évacuation ? Plan d'évacuation clair ?
- Des exercices d'incendie réguliers et des formations connexes ?
- Un équipement de protection individuelle adéquat est-il fourni et porté à tout moment ?
- Toute autre source de risque pour les employés ?
Prix, Négociation, Contrats
Nous avons couvert à peu près toutes les sortes de contrôles préalables qu'un importateur paranoïaque pourrait subir. Et pourtant, ce n'est pas fini.
Appel d’offres organisé (demande de devis)
Vous devez notamment vérifier si le fournisseur avec lequel vous travaillez vous facture trop cher et de combien.
C'est pourquoi la plupart des importateurs comparent les prix de plusieurs fournisseurs potentiels. Si plus de cinq fournisseurs vous font une offre, vous commencez à avoir une idée du prix moyen du marché. Si vous obtenez 20 devis qui ont été préparés sérieusement, vous en avez une assez bonne idée.
Le problème avec cette approche "obtenir de nombreux devis" est que les meilleurs fournisseurs potentiels risquent de ne pas vous répondre. Ils sont occupés et, à moins que vous ne passiez du temps à communiquer avec eux, vous n'envoyez pas les bons signaux. Ils n'ont tout simplement pas assez de temps pour répondre à toutes les demandes.
Que pouvez-vous apprendre sur un fournisseur potentiel ici ?
Si vous commencez à développer un nouveau produit complexe avec une entreprise chinoise et qu'elle essaie déjà de vous arnaquer à la première commande, imaginez ce qu'elle fera une fois que vous dépendrez d'elle à 100% pour cette production.
Vous devez également vous assurer que leurs devis sont suffisamment détaillés. Par exemple, pour un produit moulé par injection de plastique, précisent-ils quel est l'acier utilisé dans le moule, quelle est sa dureté et combien de coups, il survivra ? Indiquent-ils le poids et le matériau des pièces moulées, ainsi que le nombre de cavités ?
S'ils ne sont pas spécifiques, vous devez savoir si cela est dû à un manque de temps, à un manque d'implication/motivation, ou s'ils veulent éviter de s'engager sur une norme claire.
(Et, si vous avez confiance dans vos chiffres de vente, vous pouvez travailler avec un avocat pour négocier un accord OEM qui précise nos quantités commandées et, en échange, demander que le prix suive une formule prévisible).
Comment réagissent-ils à la pression sur les prix ?
Si vous mentionnez que votre prix cible est inférieur de 20 % à leur cotation, plaident-ils pour un effort de votre part et acceptent-ils ensuite un prix inférieur ? Cela pourrait indiquer qu'ils se concentrent uniquement sur l'obtention de votre entreprise et qu'ils trouveront des moyens de "dévaloriser" votre produit par la suite. C'est ce que vous voulez vraiment éviter !
Ou bien suggèrent-ils de modifier un matériau, ou de sauter un processus ? C'est un bien meilleur signe. Ils comprennent leur structure de coûts (ce qui n'est pas toujours le cas en Chine) et sont relativement ouverts. Je pourrais continuer et énumérer d'autres risques liés au comportement.
Quand demander des devis précis ?
Elle dépend de plusieurs facteurs. En voici quelques exemples.
- S'il s'agit de boules de Noël du commerce, demandez tout de suite le prix. Il n'y a aucun inconvénient à cela, et nous supposons que le prix est la considération la plus importante !
- S'il s'agit d'une conception de produit que vous avez mis 15 mois à perfectionner, vous devez d'abord qualifier le fournisseur afin d'éviter d'envoyer vos plans à trop de concurrents potentiels
- Si vous travaillez dans un secteur très réglementé (par exemple les dispositifs médicaux), vous devez d'abord qualifier l'usine, car il est insensé de perdre du temps à communiquer avec des fournisseurs potentiels qui ne seraient pas qualifiés.
- Si vous savez que vous serez en collaboration à une usine pendant des années, mais que le produit à fabriquer n'est pas hautement confidentiel, vous pouvez commencer par demander des devis basés sur un produit similaire. Vous éliminez la plupart des fournisseurs, puis vous pouvez divulguer plus de détails et obtenir des devis plus précis.
Comme le suggère ce dernier exemple, demander des devis révisés en plusieurs fois est une bonne occasion de repérer les fournisseurs peu scrupuleux. Cela se fera naturellement au fur et à mesure que vous ajouterez des détails à votre demande - par exemple un bel emballage.
Demander au fournisseur de signer des contrats exécutoires
Comment réagissent-ils lorsque vous leur demandez de signer un contrat qui est applicable en Chine ? Le lisent-ils attentivement et posent-ils des questions intelligentes ? Le signent-ils et le renvoient-ils immédiatement (sans doute sans le lire) ? Le gardent-ils à l'écart et attendent-ils que vous vous engagiez trop profondément dans la relation ?
(Ne travaillez pas avec votre avocat commercial habituel. Il faut pour cela un avocat spécialisé dans le droit des affaires en Chine. Sinon, le contrat risque d'être mal rédigé et de ne pas être exécutoire).
De même, comment réagissent-ils lorsque vous annoncez que vous allez les faire auditer, puisque leur production sera inspectée avant chaque expédition ? Disparaissent-ils ? Est-ce qu'ils repoussent (et pourquoi) ?
Dans l'ensemble, tous ces points de contact liés aux entreprises vous en apprendront beaucoup sur un fournisseur potentiel. Il y a cependant une mise en garde. De votre côté, faites ce que vous pouvez pour avoir l'air d'un acheteur sérieux et expérimenté. S'ils détectent que vous êtes très écolo ou que votre entreprise est relativement petite, ils accorderont beaucoup moins de temps à votre demande et cela pourrait ressembler à une intention de vous embobiner.
