Le sourcing fournisseur : qu’est-ce que c’est ?
Le sourcing fournisseur, qui est une démarche liée au service achats de votre entreprise, consiste à rechercher, comparer, évaluer vos potentiels nouveaux partenaires afin d’obtenir celui qui correspondra le mieux aux critères de votre entreprise, tant sur la qualité, les délais de production ou le prix. Pour faire simple, cela consiste donc à rechercher le fournisseur qui correspondra le plus à vos exigences dans le but de répondre à un besoin naissant dans votre entreprise. L’objectif de cette démarche est de répondre à ce besoin tout en optimisant les coûts d’achats de votre entreprise.
Mais pourquoi est-il indispensable de faire le bon choix ?
Faire un bon choix ne se limite pas seulement à réaliser des économies. Il s'agit également de se protéger contre les risques associés aux fournisseurs, tels que les arnaques, les problèmes de conformité ou les délais de livraison non respectés.
Prenons par exemple la Chine, un marché dans lequel les opportunités peuvent être attractives en termes de coût, mais où les risques de non-conformité aux normes internationales (CE par exemple) et de problèmes de qualité peuvent être élevés. De plus, avec l'évolution constante du marché, il est crucial de rechercher les meilleures offres et les opportunités avantageuses pour votre entreprise. C'est ce qu'on appelle la prospection fournisseur. En faisant des choix éclairés, votre entreprise peut non seulement réaliser des économies significatives, mais aussi minimiser les risques et garantir la qualité et la conformité des produits et services, ce qui permet d'investir les économies réalisées dans d'autres projets.
Les étapes du sourcing fournisseur
1. Identifier les besoins de l’entreprise
La première étape consiste à définir vos besoins d'approvisionnement bien précis. Il s’agirait de se demander de quoi on a besoin dans l’entreprise. À partir de cette réponse, nous devons établir des critères.
Ces derniers se baseront sur vos propres besoins et ceux du marché. Pour ce faire, il faudra dresser une liste de caractéristiques qu’il faudra hiérarchiser par la suite. Cette hiérarchisation vous permettra de mieux visualiser vos critères selon ce qui est le plus important pour votre société.
Prenons un exemple assez simple, l'achat de nouveaux ordinateurs pour le personnel de votre entreprise. Imaginons que vous voulez avoir des ordinateurs certes performants, mais surtout très protégées. Ainsi, vous dresserez une liste de contenu comme suit, hiérarchisés en fonction de leur importance :
- Sécurité des données :
- Le fournisseur doit garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
- Performance et qualité :
- Les ordinateurs doivent offrir une performance optimale et une bonne qualité de fabrication.
- Prix :
- Le prix unitaire des ordinateurs doit être compétitif et en adéquation avec le budget de l'entreprise.
- Service après-vente et support technique :
- Le fournisseur doit offrir un bon service après-vente et un support technique réactif.
- Livraison et délais :
- Le fournisseur doit respecter les délais de livraison convenus et offrir des options de livraison adaptées.
- Compatibilité et intégration :
- Les ordinateurs doivent être compatibles avec les logiciels et les systèmes utilisés par l'entreprise.
Concrètement, cela veut dire que si un fournisseur vous propose qu’une livraison rapide au détriment des autres critères, alors ce n’est pas si important au vu de vos autres exigences. À l’inverse, des fournisseurs dont la sécurité des données est au centre de tout, mais avec une livraison plus lente, correspondront davantage à vos besoins.
Ainsi, en fonction de ces critères et des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pourrez vous diriger vers un fournisseur qui correspond le mieux à vos attentes et exigences.
2. Définissez vos critères de sélection
Maintenant que vous avez établi vos besoins d’approvisionnement, l’étape suivante est de définir les critères de sélection de vos fournisseurs. La recherche de fournisseurs potentiels nécessite une attention particulière pour identifier ceux qui sont les plus adaptés aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Voici quelques besoins courants à considérer lors du sourcing, accompagnés d'exemples concrets :
- Quantités minimales de commande (MOQ - Minimum Order Quantity) : Il est crucial de déterminer les quantités minimales de commande requises pour chaque produit ou composant. Par exemple, si une entreprise souhaite acheter des composants électroniques, le fournisseur pourrait exiger un MOQ de 1 000 unités.
- Prix unitaire : Le coût unitaire du produit ou du service est un facteur déterminant dans le choix du fournisseur. Par exemple, pour des matériaux de construction, le prix unitaire pourrait être évalué en fonction du coût au mètre carré ou au kilogramme.
- Spécifications techniques : Les spécifications techniques détaillées du produit ou du service sont essentielles pour garantir sa conformité et sa qualité. Par exemple, pour des composants mécaniques, les spécifications pourraient inclure des dimensions précises, des matériaux spécifiques et des tolérances de fabrication.
- Matières premières requises : Il est important de préciser les matières premières nécessaires pour la production ou la fourniture du produit. Par exemple, pour des produits cosmétiques, les matières premières pourraient inclure des huiles essentielles, des extraits de plantes ou des composants chimiques spécifiques.
- Choix géographique : La localisation du fournisseur peut influencer les coûts de transport, les délais de livraison et les relations commerciales. Par exemple, si une entreprise est basée en Europe, elle pourrait privilégier des fournisseurs européens pour réduire les coûts et les délais de livraison.
Lors de la recherche de fournisseurs potentiels, il est essentiel de prendre en compte ces différents besoins et de les intégrer dans votre processus de sélection pour trouver les fournisseurs qui répondent le mieux à vos exigences spécifiques.
L'objectif est de créer une liste de fournisseurs potentiels qui sont non seulement crédibles et sérieux, mais surtout des partenaires qui correspondent à vos critères initiaux. Posez-vous de nombreuses questions lors de cette étape, notamment :
- Capacité de production : Est-ce qu'ils peuvent produire la quantité nécessaire ?
- Capacité logistique : Peuvent-ils assurer une livraison conforme à vos délais ?
- Capacité financière : Sont-ils financièrement stables et fiables ?
Tous ces éléments vous permettront de faire un choix de fournisseur judicieux et de restreindre votre sélection à une liste très restreinte et correspondant énormément à ce que vous recherchez.
4. Évaluer les fournisseurs
Pour l’évaluation des fournisseurs potentiels, il faut, à ce stade de l'approvisionnement fournisseur, le choix d'un partenaire qui répond aux besoins de votre entreprise est primordial.
Pour ce faire, vous devez vérifier si ces prix sont en accord avec votre budget, et si votre partenaire dispose d’une bonne stabilité économiquement parlant, la réputation du fournisseur ou encore les conditions de paiement accordées sont également des choses à évaluer.
Sur la base d'une évaluation des fournisseurs potentiels, menez un processus de sélection rigoureux pour sélectionner le fournisseur le plus approprié pour votre entreprise. Cela peut inclure des étapes telles que la préqualification du fournisseur, la demande de propositions (RFP), la comparaison des offres, la visite d'usine, l'entretien, la négociation, etc.
Parmi ces étapes, il y a souvent l'appel d'offres qui fait partie de ces solutions. En effet, il est possible de la mettre en place en utilisant une solution de sourcing en ligne. Des outils de plus en plus efficaces sont proposés par les éditeurs et les prestataires. Un portail dédié permet aux fournisseurs présélectionnés de consulter et de soumettre leurs offres. Le processus automatisé permet à l'acheteur d'économiser beaucoup de temps pour évaluer ses offres tout en maintenant une traçabilité.
5. Négocier avec les fournisseurs spécifiés
Pour la négociation, afin de construire une bonne relation avec les fournisseurs, tout le travail autour de la négociation est essentiel lors du sourcing fournisseur. Avec cette approche, le responsable des achats doit tout faire pour que le fournisseur que l'entreprise est un partenaire privilégié avec lequel une relation de confiance peut s'établir. Pour obtenir le prix le plus attractif, nous encourageons les candidats à s'engager à acheter. Une autre stratégie connexe consiste à montrer aux fournisseurs les avantages de travailler avec l'entreprise en relevant toutes les données liées aux commandes et à leur taille telle que leur volume ou le nombre de commandes passé.
Comment sélectionner un fournisseur fiable ?
- Le contrat :
Les modalités doivent être clairement définies (prix, livraison, modalités de paiement, obligations de chaque partie, responsabilité de chaque partie en cas de problème, etc.). La légalité des contrats est un autre critère de sélection important.
- Les certifications :
Il est judicieux d’avoir un oeil sur le fait que les fournisseurs potentiels disposent des certifications nécessaires pour garantir la qualité des produits ou services qu'ils proposent. La certification peut porter sur la qualité, l'environnement, la sécurité, etc.
- Valeurs de l'entreprise :
Les produits fournis par vos fournisseurs doivent être cohérents avec les valeurs et les convictions de vos clients. Par exemple, les entreprises soucieuses de l'environnement choisissent en fonction des fournisseurs de café qui s'inscrivent dans leur démarche de commerce équitable.
- La réputation :
La réputation d'un fournisseur sur le marché est un indicateur important de sa fiabilité. Recherchez les évaluations et les témoignages de clients actuels ou anciens pour évaluer la réputation d'un fournisseur.
- Relations client (plateformes d'achats, vendeurs dédiés, facturation, etc.) :
La qualité de produits et de service liée à l'expédition est un autre critère à considérer. Cela comprend le service après-vente, le dépannage, le support technique, la facturation, etc.
D'autres critères peuvent être pris en compte lors du sourcing des fournisseurs, notamment la localisation géographique, la réactivité ou encore des certifications qualitative.
La stabilité financière : la stabilité financière du fournisseur est également un élément primordial à considérer. Découvrez si votre fournisseur dispose d'une base financière solide et peut respecter ses obligations contractuelles à long terme.
Comment réussir votre négociation fournisseur et obtenir un meilleur deal ?
Avant la négociation, il faut identifier les points forts des fournisseurs.
Avant d'entamer des négociations, il est important d'identifier les points forts du fournisseur, tels que sa réputation, la qualité de ses produits/services, sa capacité de production, sa stabilité financière, etc. Cela permettra aux responsables des achats de mettre l'accent sur ces facteurs lors des négociations pour instaurer la confiance et générer des bénéfices supplémentaires.
Il faut également évaluer les offres concurrentielles :
Avant de finaliser les négociations avec un fournisseur particulier, il est important d'évaluer les offres concurrentes pour s'assurer que les prix proposés sont compétitifs. De cette façon, les responsables des achats peuvent comparer les offres et utiliser ces informations pour négocier de meilleurs prix ou de meilleures conditions.
La phase de négociation fait part intégrante du processus de sourcing d'un fournisseur et de la stratégie d'achat d'une entreprise. Dans les relations avec les partenaires, les négociations peuvent être mises sur la défensive pour assurer le meilleur résultat possible. À défaut de négociations avec le fournisseur, le client se doit de payer le prix qui est fixé par celui-ci. Pour réussir les négociations avec les futurs fournisseurs, pensez aux points suivants :
- Identifier les besoins de l'entreprise et les expliquer aux partenaires potentiels (quantités, coûts, délais de livraison, remises pour achats groupés, etc.).
- Se renseigner sur le prestataire (situation économique et financière, positionnement concurrentiel…). N'hésitez pas à proposer à vos concurrents des remises ou des avantages supplémentaires.
- Prenez votre temps et réfléchissez à votre stratégie de négociation avec vos fournisseurs.
Il est bon de noter qu’il est essentiel de chercher une issue de négociation favorable pour les deux parties plutôt que de se concentrer uniquement sur un accord avantageux pour notre propre entreprise. Une négociation réussie repose sur la création d'une relation gagnant-gagnant, où les deux parties trouvent de la valeur et des avantages dans l'accord conclu. À l’inverse, une négociation dans laquelle vous serez le seul gagnant est le meilleur moyen pour entacher votre partenariat commercial dès le départ.
Un cas concret : le sourcing pour un fournisseur de café
Maintenant que nous avons vu toute la théorie, appliquons cela à un cas concret :
Exemple :
L’entreprise X, spécialisée dans la vente de café, souhaite améliorer la qualité de ses produits en choisissant un nouveau fournisseur. Voici les étapes clés de leur processus d'achat :
1. Identifier les besoins de l’entreprise X
L'entreprise X évalue ses besoins en café en termes de quantité, de qualité, de variétés (arabica, robusta, etc.) et de coûts. Ils définissent également les critères importants tels que l'origine du café, les méthodes de culture et de récolte durables, et les certifications éventuelles (bio, commerce équitable).
2. Analyse du marché fournisseur
Naturellement, l'entreprise X effectue une analyse du marché pour identifier les fournisseurs potentiels. Ils recherchent des fournisseurs qui offrent une variété de cafés de qualité, répondant à leurs critères spécifiques, et qui ont une réputation solide dans l'industrie.
3. Évaluation des fournisseurs
Sur la base de leur analyse du marché, l'entreprise X évalue plusieurs fournisseurs potentiels en fonction de leurs critères de sélection. Ils examinent les offres, les échantillons de café, les certifications, les prix, les délais de livraison, et la capacité à répondre à leurs besoins spécifiques.
