Combien de fournisseurs consulter ?
C’est une excellente question, à laquelle il n’y a pas de réponse unique. Tout dépendra de votre objectif et de votre situation. Si vous souhaitez analyser le niveau de prix marché, vous devrez consulter beaucoup de fournisseurs. En revanche si vos exigences fournisseurs sont élevées, vous aurez sélectionné en amont une liste réduite de prestataires capables de répondre à votre besoin et il y aura moins de fournisseurs à consulter. La phase de RFQ intervient après la recherche de fournisseurs ou Sourcing, car une des clés du succès de votre appel d’offre sera d’avoir identifié les bons prestataires en amont. Pour quelques conseils sur Sourcing achats et Sourcing fournisseur
Idéalement, consultez plus de 3 fournisseurs (en dessous, si l’un des fournisseurs ne vous soumet pas de réponse, vous aurez du mal à prendre une décision et à mettre les fournisseurs en concurrence). En revanche, au-delà de 10 fournisseurs, les temps de relance, d’échanges, de question/réponse, … avec les fournisseurs pourraient être considérablement chronophages. Si vous deviez consulter plus de 6 fournisseurs, envisagez d’utiliser des outils digitaux comme l’e-sourcing. Au-delà de 10 fournisseurs en RFQ, l’E-sourcing devient indispensable.
Que faut-il envoyer pour une RFQ ?
Votre Request For Quotation doit clairement définir votre besoin et vos attentes. Pour cela vous devez transmettre aux fournisseurs identifiés un ensemble d’informations que nous résumons dans les paragraphes suivants :
Le cahier des charges : c’est la description technique de votre besoin. Nous pourrions y consacrer un article entier alors pour en savoir plus sur le Cahier des charges et définition du besoin.
Le contrat de confidentialité ou NDA (Non Disclosure Agreement) peut être signé avant la phase de RFQ si vous jugez que les informations à envoyer au fournisseur sont confidentielles. Cela peut aussi être pertinent si vous ne connaissez pas encore le fournisseur avec lequel vous travaillez.
La présentation de votre entreprise : il se peut que le fournisseur identifié ne vous connaisse pas encore. Présentez votre entreprise en quelques lignes, mais surtout, expliquez le projet, le contexte, l’objectif que vous vous fixez. Au plus vous partagerez avec votre fournisseur, au plus il sera en mesure de faire une réponse adaptée.
Vos attentes : c’est à vous de fixer les conditions de la transaction commerciale si vous en avez. N’hésitez pas à clarifier vos contraintes dès la phase de consultation, qu’elles soient d’ordre logistique (vous ne voulez pas gérer le transport principal), ou des attentes qualité fortes. Il serait inutile d’échanger avec un fournisseur qui ne serait pas capable de répondre à ces attentes.
Si vous disposez d’un contrat qualité ou logistique, vous pouvez déjà le soumettre à votre fournisseur.
Explicitez aussi quels seront vos critères de sélection : quel est l’entreprise idéale avec lequel vous avez envie de travailler. Cela aidera vos fournisseurs à vous faire une offre adaptée. Vous pouvez mentionner le prix bien sûr, mais aussi les délais de livraison, la réactivité, la garantie, les délais de paiement, un incoterm privilégié,…
Vos Conditions Générales d’Achats : ou CGA. Si vous voulez qu’elles prévalent sur les Conditions Générales de Vente du vendeur (CGV) elles doivent être signées par le fournisseur AVANT la consultation. Pour plus de détail nous vous invitons à lire notre article sur les CGA (Conditions General d'Achat)
Un format de décomposition de prix : chaque fournisseur vous enverra son offre sous son format propre et cela pourrait vous prendre beaucoup de temps de comparer chaque offre ligne à ligne. Je vous conseille donc de figer le format de réponse, par exemple en imposant au fournisseur de vous répondre selon un format que vous aurez défini. Idéalement dans un tableau excel, le même pour tous les fournisseurs, incluant tous vos critères : prix, cout du transport, garantie, délai de livraison,… Cela facilitera grandement la phase de comparaison des offres.
ENVOYER LA RFQ
Tous les documents que vous aurez préparés au préalable peuvent être joint (au format pdf) à un email que vous adresserez à vos fournisseurs.
Pour l’égalité de traitement des fournisseurs partagez le même niveau d’information avec tous. Cela veut dire que si un fournisseur vous pose une question technique, apportez la réponse à tous les autres fournisseurs sous forme d’une mise à jour de la RFQ.
Préférez un envoi individuel personnalisé (plutôt qu’un seul email avec tous vos fournisseurs en copie cachée). Évitez aussi de dire aux fournisseurs quelles sont les autres entreprises que vous avez consultées.
Dans votre email vous pourrez rappeler brièvement qui est votre entreprise, le contexte de cette consultation et les délais attendus de réponse. Attention à ne pas donner des temps de réponse trop courts, qui ne permettraient pas au fournisseur de consacrer suffisamment de temps à votre réponse. En fonction de la technicité du produit ou service ce délai peut aller de quelques semaines à quelques mois.
Inscrivez les coordonnées des personnes responsables (ca peut être une personne pour les achats, une autre pour la R&D, la qualité ou la logistique). Cela vous évitera de jouer le rôle de boîte aux lettres si les fournisseurs avaient des questions techniques à poser.
Après l’avoir envoyée, pensez à appeler chaque fournisseur pour vous assurer qu’ils ont reçu votre consultation, et qu’ils ont le temps et l’envie d’y répondre dans les délais fixés. C’est aussi l’occasion d’avoir un premier échange autour de la RFQ, c’est une marque d’intérêt du fournisseur et cela amène généralement des premières questions.
Si vous avez plusieurs produits en consultation, et ce chez plusieurs fournisseurs, il est préférable de suivre vos consultations dans un fichier Excel. Vous pourrez ainsi avoir une vision d'ensemble des RFQ en cours et cela facilitera vos relances. Vous pouvez également inclure un numéro de RFQ (à rappeler dans l’objet de l’email et toutes les futures correspondances).
LE SUIVI FOURNISSEURS
Comment faire pour être sûre que votre dossier sera traité par le fournisseur auquel vous l’avez envoyé ? En effet, n’oubliez pas que le commercial avec qui vous parlez a certainement d’autres dossiers en cours, tous aussi importants et urgents à traiter. Pour éviter d’essuyer un retard de réponse je vous conseille de rappeler chaque fournisseur avant la date de clôture de la RFQ pour leur rappeler cette date butoir.
Rappelez-vous que si le nombre de fournisseurs qui répondent à votre RFQ n’est pas suffisant, vous aurez plus de difficulté pour choisir un fournisseur et à négocier.
COMPARER LES OFFRES DE PRIX
La suite de cette phase de RFQ c’est l’analyse des offres qui est souvent une étape difficile. L’objectif d’une RFQ est donc de préparer au mieux cette phase en ayant fait un bon sourcing et en ayant clarifié clairement vos attentes. Il s’agit désormais de faire le tri parmi toutes les propositions technico économiques reçues et de sélectionner les 2 ou 3 meilleurs fournisseurs avec qui entamer une phase de négociation.
Pour cela, je vous conseille d’éviter la subjectivité dans l’analyse des offres. Même si la mise en page d’un fournisseur n’est pas claire, creusez pour comprendre les causes. Il peut s’agir simplement d’une différence culturelle et il serait dommage d’éliminer ce fournisseur.
- Vérifiez avant de comparer d’avoir reçu une réponse complète du fournisseur sur TOUS vos critères,
- Comparez les offres en coût complet, autrement appelé TCO
- Enfin si le choix est trop compliqué à faire, vous pouvez vous aider d’une grille de critères pondérés.
FORMEZ-VOUS AUX ACHATS
Les informations de cet article vous permettent d’y voir plus clair ? Si vous souhaitez vous former aux achats de manière générale ou au processus achats plus particulièrement (recherche de fournisseurs, consultation, négociation,…) : FCA est l’Organisme de Formation spécialiste des thématiques achats ou supply chain.
